Assistant administratif / Assistante administrative

La société Fluide Energie Services recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour un remplacement en congé maternité.
CDD de 6 mois (Renouvelable)

GESTION DES INTERVENTIONS
Prise en compte des demandes d'interventions + Affectation du technicien dans notre GMAO TWIMM
Contrôle des interventions effectuées / non effectuées - Relancer les techniciens

ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE
Recueillir les messages téléphoniques et e-mails et les transmettre aux différents services concernés
Mise à jour du carnet d'appel

GESTION DES ACHATS
Saisie des commandes - Logiciel SAGE 50
Gestion des commandes / BL / Bon de réception
Gestion et contrôle des factures d'ACHATS - Logiciel ZEENDOC
Gestion des relances et réclamations auprès des fournisseurs
Compte rendu mensuel envoyé à la Direction

SUIVI DES COMPTEURS
Gestion du planning « relevé de compteur » + mise à jour des données et envoi au client

APPEL D'OFFRES
Envoyer les veilles AO aux personnes concernées, quotidiennement + Consultation des veilles
Préparation des documents obligatoires

GESTION ADMINISTRATIVE GENERALE
Gestion et envoi du courrier
Mettre à jour les documents internes à l'entreprise :
- Organigramme
- Liste du personnel (contact)
Gestion des documents techniques - Techniciens
- Affichage coupure ECS et Chauffage
- Avis de passage
- Livret de chaufferie .
Organisation des déplacements - Réservations professionnelles (Avion, Hôtel..)
Gestion et mise à jour des attestations, certificats et documents obligatoires (Qualibat, Attestation de capacité, .)
Archivage
Gestion du suivi des entretiens chaudières
- Suivi auprès du client (tableau de suivi)
- Envoi des attestations chaudières

GESTION DU PARC AUTOMOBILE
Gestion des rendez-vous garage
Gestion du suivi des entretiens véhicules + Etat des lieux
Suivi des télépéages et envoi du compte-rendu à la direction - ULYSS
Gestion des assurances
Gestion des kilométrages et envoi du compte-rendu à la direction
Gestion des procès-verbals et infractions électroniques (dénonciation, paiement, contestation.)

COMPETENCES
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative
Connaissance des techniques de classement et d'archivage
Excellentes capacités de communication écrite et orale
Sens du service et de la relation client
Capacité à gérer plusieurs tâches de manière simultanée
Sens de l'organisation et rigueur

QUALITES
Discrétion et respect de la confidentialité
Proactivité et capacité d'adaptation