Assistant administratif / Assistante administrative

Le Centre de Formation des Apprentis de l'académie de Toulouse (CFAA) est une structure de l'Éducation nationale. Créé en 2016, il forme des jeunes en contrat d'apprentissage, au sein de 94 Unités de Formation par Apprentissage (UFA). Il est une entité du Groupement d'Intérêt Public - Formation et Certification pour l'Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) de Toulouse, créé en 2002 et chargé de mettre en œuvre un ensemble de services concourant à l'éducation et à la formation tout au long de la vie. Le CFA de l'académie de Toulouse est un CFA hors les murs qui s'appuie sur le réseau des lycées et lycées professionnels du secteur public de la Région Occitanie Ouest (ancienne région Midi-Pyrénées).

Vos missions :

Assurer l'accueil des apprentis (personnel référent),
Recevoir et traiter les demandes (téléphonique, mail, .),
Gérer les appels téléphoniques, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
Conseiller les usagers
Suivi administratif sur le recrutement des apprentis, en liaison avec le DDFPT et le coordonnateur
Suivi administratif sur les recherches d'entreprises
Aide à l'élaboration du contrat d'apprentissage,
Transmettre le dossier d'inscription ou de réinscription à l'apprenti ainsi que le livret d'accueil,
Inscrire l'apprenti dans l'outil de l'EPLE et mise à jour, le cas échéant, des fiches apprentis sur Yparéo
Editer et envoyer les bulletins de classe + dépôt sur Yparéo le cas échéant,
Gérer les dossiers d'inscription des apprentis aux examens, les convoquer, gérer leur parcours en lien avec l'équipe pédagogique de l'UFA,
Informer l'employeur de la situation de l'apprenti (absences, modification EDT.) par courrier ou email,
Participer à la journée porte ouverte,
Le cas échéant, gestion des demandes de permis,
Le cas échéant, gestion des apprentis à l'internat
Le cas échéant, gestion des demandes de mini-stages
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires, gérer les appels, collecter les justificatifs,
Vérifier et contrôler les états de service faits et les heures périphériques des formateurs et les transmettre à l'assistante UT,
Etablir les contrats des formateurs et collecter les pièces administratives pour transmission au siège,
Blocage hebdomadaire des heures des formateurs,
Utiliser les outils informatiques de l'UFA et du CFAA : mise à jour de la situation des apprentis et saisie des EDT et des calendriers de regroupement,
Effectuer les taches courantes de secrétariat (courrier, prise de note, compte rendu, mails, accueil physique.)
Mettre à jour les plannings formateurs/apprentis
Soutien administratif quant à l'organisation matérielle des examens en lien avec le DDFPT
Participer aux recueils d'informations pour différentes enquêtes
Participer aux salons et JPO

- Contrat 60%
- Poste basé au Lycée Berthelot - Toulouse


Catégorie B
Diplôme minimum requis : Bac
Maîtrise de l'utilisation de logiciels bureautiques (Word et Excel) et des outils de communication (Internet et messageries électroniques),
Connaissance du logiciel Yparéo,
Organisation et rigueur,
Fiabilité des données,
Réactivité,
Respect des délais,
Sens de l'écoute et du dialogue,
Aptitude à rendre des comptes,
Esprit d'équipe.