Assistant administratif / Assistante administrative

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice administrative et en lien fonctionnel avec la responsable du bureau d'études, vous assurez la gestion administrative et, en binôme, la gestion technique et financière des études conduites par le bureau d'études. Vous assurez le lien entre l'établissement et ses adhérents et partenaires et garantissez les échanges d'information entre les services administratifs (notamment la comptabilité et l'ingénierie financière) pour une gestion optimisée.

Vous intervenez au sein d'une équipe administrative de 12 personnes et travaillez en étroite collaboration avec les 35 agents du bureau d'études. Vous êtes en lien direct avec les cadres de l'établissement et les partenaires de l'établissement (adhérents et institutionnels). Vous formez avec un second agent un binôme qui garantit la continuité du service.
Sous l'autorité de la directrice administrative et rattaché.e fonctionnellement à la responsable du bureau d'études, vous êtes chargé.e de :
- La gestion administrative et technique des affaires (création de l'administratif des nouveaux dossiers et suivi ; alimentation et actualisation des tableaux de bord et des BDD internes ; établissement des documents techniques.)
- La saisie, rédaction et mise en forme de documents administratifs ainsi que des activités courantes d'un secrétariat (classement, archivage.)
- La gestion administrative et le suivi administratif des marchés publics auxquels l'établissement répond
- La facturation des honoraires (contrôle de l'avancée des affaires, établissements des honoraires, des DGD). A ce titre vous travaillez en lien étroit avec le pôle Finances-Comptabilité
- La constitution, la gestion et le suivi des dossiers de subvention en lien avec l'ingénierie financière.
Vous assurez en outre les missions de conseil et d'appui auprès des maîtres d'œuvre dans le suivi de leurs affaires.