Assistant administratif / Assistante administrative

Nous recherchons un(e) assistant(e) pour un poste d'assistant(e) administratif(ve) et technique pour
intégrer notre tribu et participer, élaborer, avec nous les projets d'aujourd'hui et de demain.
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de l'associée en charge du développement des affaires, en
étroite collaboration avec le référent communication et les chefs de projet (architectes et économistes), vous
serez en charge d'intervenir sur la gestion et le suivi des dossiers administratifs et techniques de l'agence.

Missions principales :
1) Assurer l'administration et le secrétariat au sein de l'agence
- Assister les associés dans leur quotidien : courrier, agenda, gestion des déplacements, .
- Assister les différents pôles : courrier, soutien lors de dépôt de dossier en Mairie, concours
- Gérer administrativement l'entreprise : rédaction des courriers et comptes rendus
administratifs, gestion des stocks, .
- Gérer l'accueil téléphonique et physique des clients et fournisseurs
- Gérer les documents, le classement et l'archivage
- Assurer le suivi, le contrôle du système de classement et d'archivage de l'agence
- Assurer le suivi administratif des projets (réception des accusés d'enregistrement
électronique, demande de pièces complémentaires, arrêté d'autorisation d'urbanisme)

2) Contribuer au développement et au renforcement du développement commercial (dossiers de
candidatures d'appel d'offres et propositions commerciales)
Assurer la veille régulière des avis de marchés de maitrise d'œuvre
- Organiser et gérer le suivi des dossiers de candidatures d'appel d'offres
- Organiser et gérer le suivi des demandes prospect / client

3) Participer à l'organisation administrative et financière des projets et opérations de construction
- Assister le chargé de projet voire des membres de l'équipe projet dans le traitement des
dossiers, entre autres :
o Collecter les pièces nécessaires au dossier de consultation des entreprises
o Organiser la réception des offres des entreprises
o Préparer, établir et transmettre les convocations, les ordres de services, les dossiers
marchés
o Établir les certificats de paiement des entreprises, traitement des situations de travaux

4) Assurer l'actualisation des différents outils et supports de communication externe ou interne
- Portfolio de l'entreprise, plaquettes de références, site internet, réseaux sociaux, réponses
aux demandes de presse, .
Compétences :
- Maîtrise des outils informatiques bureautiques et collaboratifs
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction
- Connaissance du vocabulaire professionnel inhérent aux activités de l'agence
d'architecture.
- Connaissance des procédures de marchés publics et des procédures réglementaires
- Avoir une vision cohérente des situations professionnelles liées au projet architectural
(acteurs, interactions, phases du projet)
- Rigueur, dynamisme, polyvalence et esprit d'équipe

Formation : niveau BTS (Gestion des Entreprises, Administration des Affaires, Gestion des organisations)


Poste à pourvoir de suite