Assistant administratif / Assistante administrative

Sous la supervision de la directrice du Service Vacances et en collaboration avec les autres fonctions administratives et pédagogiques du service, l'assistant-e administratif-ve contribuera à garantir la continuité et la qualité du suivi de la relation avec les adhérent-es. Il-Elle sera responsable du suivi administratif des dossiers des vacanciers-ères, de A à Z.
De plus, l'assistant-e administratif-ve sera également en charge de recevoir, d'informer et d'orienter les familles, les établissements, les client-es ainsi que les prestataires extérieurs, afin de garantir une communication fluide et efficace.
Dans ce cadre, il-elle accomplira diverses tâches administratives, contribuera au suivi des inscriptions et à la mise en place d'outils de gestion et de suivi des adhérent-es, dans le cadre de sa fonction et le planning établi avec la Direction.

L'assistant-e administratif-ve prendra en charge les missions suivantes :
1. Gestion de l'accueil et du secrétariat classique
Assurer l'accueil téléphonique et physique relatifs aux projets du service ;
Assurer le traitement et la transmission des courriers postaux et électroniques ;
Renseigner et orienter les interlocuteur-rices en fonction de leurs attentes et besoins ;
Assurer le secrétariat des Animateur-rices Développement et de la directrice du service au besoin (agenda, prise de rendez-vous, réponse aux courriers).
2. Assistanat administratif des inscriptions
Assurer le conseil et le suivi administratif des inscriptions aux différents projets en validant les adéquations qualitatives ;
Assurer la complétude des dossiers d'inscription ainsi que la facturation (multi payeurs) ;
Assurer le suivi administratif des activités : déclarations d'accueils collectifs de mineurs ou adultes, déclarations d'incidents graves de séjours, mise à jour et mise en forme des documents, suivi des préparations et envoi des documents aux directeurs de projets (classeurs, guides aux directeur-rices, etc.).
Assure le suivi administratif et la gestion d'appels d'offres dans le cadre de marchés publics ;
Assurer la facturation et le suivi des relances des inscriptions et factures diverses (dont FMR, SAV et diverses prises en charges financières dont la CAF, l'ANCV, et les marchés publics) ;
Assurer la transmission des informations « Vacanciers » auprès des directeur-rices de séjours (présence au Top Départ) ;
Élaborer et mettre en forme des documents et en assurer la diffusion (calendriers, courriers, top départ, CROBS, etc.) ;
Assurer la communication auprès des partenaires et le traitement sur SAV (AR, évaluation, préparation des réponses, ou réponses si peu grave) ;
Assurer les transmissions des adhésions à chaque fin de période ;
Assurer la mise à jour et le suivi des fichiers Familles et prescripteurs médico-sociaux ;
Assurer le suivi et l'analyse des enquêtes satisfactions (qualitatif et quantitatif) ;
Assurer les données statistiques.

Profil recherché
Les Eclaireuses Eclaireurs de France s'engagent en faveur de la diversité, de l'égalité professionnelle et de l'emploi des travailleur-ses handicapé-es ». À compétences égales, travailleur-ses en situation de handicap et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi sont les bienvenu-es !
Idéalement diplômé-e en secrétariat ou assistanat (Bac à Bac +2), vous disposez d'une première expérience réussie. Une expérience en accueil du public, notamment en situation de handicap mental, ainsi que dans le secteur médico-social ou le tourisme social, serait un véritable atout.

Compétences attendues
Connaissance des techniques de base du secrétariat ;
Bonne maîtrise des logiciels du Pack Office (Office 365, Excel avancées) et de l'ERP SAGE Gestion Commercial ;

Informations
Date de prise de poste : dès que possible
Classification : Groupe D - Indice 305 (CCN ECLAT, N° IDCC : 1518), statut Agent de maîtrise