Assistant administratif / Assistante administrative

Merci d'envoyer votre CV accompagné d'une lettre de motivation.
Sous la direction du Responsable de pôle, vous apporterez un soutien opérationnel à la gestion des dossiers administratifs, comptables, ressources humaines et logistiques.

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vos missions seront les suivantes :

Administratif : accueil et secrétariat
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'association, le courrier entrant et sortant (numérique et papier, colis, mailings/e-mailings) et transmettre les informations importantes à l'ensemble du personnel
- Gérer l'agenda et le secrétariat du Directeur
- Contribuer à l'organisation de réunions (réservation de salle, constitution de dossiers, création de supports de type présentation PowerPoint, rédaction de comptes-rendus), et de déplacements (transport, hébergement )

Ressources humaines et paie :
- Contribuer à la gestion administrative du personnel
- Préparer l'arrivée et de l'accueil des nouveaux collaborateurs (dossiers papier et dématérialisé, kit d'accueil, badge d'accès, matériel informatique et logiciels, inscription mutuelle ) ; la sortie au besoin
- Mettre à jour les fichiers de suivi administratif du personnel (registre du personnel, visite d'information et de prévention )
- Collecter et vérifier les éléments variables de paie du mois, mettre à jour les fichiers de suivi correspondants, commander les titres restaurant, vérifier les bulletins de paie en collaboration avec le Responsable de pôle

Comptabilité
- Traiter les factures fournisseurs (conformité avec le devis) et autres documents comptables, procéder au rapprochement bancaire, déposer les fichiers de virement en banque
- Accompagner la clôture comptable et les contrôles/demandes des commissaires aux comptes

Moyens généraux / Logistique
- Tenir les stocks de fournitures de bureau et produits alimentaires
- Effectuer les commandes lorsque nécessaire
- Assister l'équipe dans la préparation logistique des différentes manifestations organisées par l'association

A titre ponctuel, vous pourrez être amené(e) à :
- Participer à l'élaboration, puis assurer la coordination et le suivi de dossiers transversaux structurants pour l'agence, la marque Normandie et l'écosystème normand
- Être présent(e) à l'occasion d'évènements divers (tenir un stand, être en mesure de communiquer les informations de base sur l'agence et transmettre les coordonnées des différents pôles au besoin )

Le permis B est exigé pour vous déplacer sur vos différents lieux d'intervention.