Assistant administratif / Assistante administrative

Nous recrutons pour une entreprise familiale toulousaine experte dans les Solutions en production d'énergie et accompagnant ses clients dans leur projet de production d'électricité d'origine thermique ou hydroélectrique un assistant administrative H/F en CDI horaire de journées du lundi au vendredi en centre ville de Toulouse


Votre rôle est d'assurer le secrétariat général de l'entreprise et de son directeur
Vos missions :
- Gérer l'agenda du directeur
- Gérer le courrier - Affranchissement
- Saisir mettre en forme divers documents : courrier, rapport, fiche de constat
- Établir des devis et facturations, suivre les règlements en fonction de l'avancement des travaux
- Rédiger des bons de commande et suivi avec rapprochement factures et établir les relances.
- Établir des factures de production d'énergie sur le logiciel dédié
- Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet.
- Rédiger le cahier des charges techniques pour consultation d'entreprise
- Constituer et préparer des dossiers, de marchés, de travaux
- Faire des rapports d'activité hebdomadaire, mensuel et annuel
- Recenser des informations régulières des collaborateurs en région
- Classer, archiver les documents et informations
- Préparer différentes réunions , établir les convocations et rédiger les comptes rendus de travaux
- Organiser les déplacements du directeur et des collaborateurs
- rédaction de comptes rendus à partir d'un Dictaphone
- Formation administrative/gestion des entreprises de niveau Bac2 avec une première expérience sur poste similaire obligatoire
- Solide expérience similaire sur ces missions équivaudra au diplôme
- Aisance relationnelle, rigueur, autonomie
- Qualité rédactionnelle
- Maîtrise de Pack Office. Travail sur MAC