Assistant administratif / Assistante administrative

Dans le cadre de l'expansion de nos activités, nous recrutons un assistant d'exploitation H/F. Rejoignez notre groupe dynamique, expert du bâtiment en constante évolution sur le territoire de la Picardie. Notre croissance atteste de notre engagement envers l'excellence, avec une expertise approfondie nous permettant de relever les défis et d'apporter des solutions innovantes pour nos clients. Venez faire partie de cette aventure où votre potentiel sera cultivé et où l'innovation est au cœur de notre succès commun.
Vos principales missions sont réparties en plusieurs domaines :
Accueil :
- Accueillir physiquement les visiteurs, clients, fournisseurs et les diriger vers les personnes ou services concernés
- Filtrer, orienter et noter les messages et demandes téléphoniques
Suivi administratif des opérations :
- Préparer les dossiers administratifs d'appels d'offre
- Suivre et mettre à jour les documents administratifs des sous-traitants
- Suivre et mettre à jour les documents de contrats de vente
- Préparer et rédiger les comptes rendus
- Préparer la convention de compte prorata, son suivi et sa facturation
- Préparer les commandes des sous-traitants
- Gérer les préparations et installations de chantier (PPSPS, DICT, bungalows, location de matériel, huissier, affichage de chantiers, .)
- Gérer les premières missions de l'AMO : DROC, DACT, affichage permis, constat d'huissier, attestation de non-contestation mairie et tribunal d'instance, relation concessionnaire, demande de DO
- Etablir ou récupérer les documents de début et fin de chantier : devis signé, OS de démarrage, PV de réception, DGD, cautionnement RG
Gestion des opérations :
- En lien avec le budget défini, effectuer les analyses de gestion des chantiers et effectuer les reportings au N+1
- Contrôler la facturation des fournisseurs conformément aux engagements (prix unitaire, quantités)
- Réaliser la facturation client à partir de la situation de travaux du chef de projet
- Préparer les commandes fournisseurs et sous-traitants sur le logiciel de gestion
- Saisir les factures d'achats sur le logiciel de gestion (affectation analytique)
- Centraliser les temps passés par les compagnons
- Suivre les budgets confiés (EPI, consommables, outillage, vêtements collaborateurs, véhicules)
- Préparer le DGD
De formation minimum BAC +2 en tant qu'assistant de gestion PME-PMI ou en comptabilité avec un minimum de 2 ans d'expérience dans le domaine du bâtiment.
Vous avez des compétences administratives, une expertise informatique confirmée et une expérience avérée en gestion de documentation, vous êtes persuadé(e) de pouvoir contribuer significativement au Bureau d'Études. Votre rigueur, votre initiative, et votre aptitude à collaborer en équipe sont des atouts que vous souhaitez mettre à profit pour optimiser les opérations administratives au quotidien, tout en respectant la discrétion et la confidentialité.