Assistant administratif / Assistante administrative

Missions :
Répondre au téléphone
Accueillir les clients
Fixer les RDV informatiquement (clic RDV) et manuellement (agenda papier)
Enregistrement d'ouverture des dossiers (saisie dans ADAPPS de toutes les données d'état civil)
Etablissement et envoi des factures
Etablissement et envoi des conventions d'honoraires
Ouverture du courrier
Préparation des réponses aux courriers (faire suivre les pièces et ccl° adv aux clients, modifier les actes sur les demandes formelles, par exemple)
Frappe des courriers manuscrits
Archivage des dossiers
Compte-rendu des audiences
Scanner les jugements dans ADAPPS
Relancer les honoraires
Affranchir et poster le courrier
Appeler les greffes pour obtenir coordonnées, dates..
Appeler les notaires pour fixer les RDV
Aller poster le courrier
Affranchir le courrier
Enregistrer les chèques d'honoraires informatiquement et manuellement dans les 2 cahiers (facturation et encaissements)
Etablir les bordereaux de communication de pièces (avec numérotation des pièces et scan pour communication)

LES PRIORITES
- Les factures et encaissements
- L'encaissement des chèques
- Les premiers courriers à la création du dossier
- Les convocations aux audiences
- Les courriers

LES OBJECTIFS
- Traiter les dossiers dans les 2 jours qui suivent leur ouverture
- Répondre aux courriers dans les 2 jours
- Faire les compte-rendu d'audience dans les 2 jours

Horaires : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h