informations générales
Adecco Hénin recherche pour son client spécialisé en équipement, contrôle et réparation des installations électriques un assistant administratif (H/F) pour le service maintenance.
Vous assistez le responsable de maintenance dans sa mission par la saisie et la gestion administrative du service.
Les missions qui pourront vous être confiées :
1/ Mise à jour du parc / client
- Saisir dans le parc les nouvelles fiches clients.
- Mettre à jour les fiches clients, en fonction du mouvement de matériel, noté sur les rapports d'intervention ou des fiches
récapitulatives matériel.
- Mettre à jour les fiches clients en fonction de l'évolution du statut client (Garantie/Contrat/Régie).
- Renseigner et mettre à jour type de consommables / station.
2/ Gestion des demandes et interventions
- Enregistrement et suivi des tâches planifiées (VEPS, RV2, Flexibles,.).
- Mise à jour des outils clients (GMAO CARREFOUR, ENI, ..).
3/ Gestion des contrats
- Etablir des propositions de contrats de maintenance clients (hors pétroliers), suivant les cahiers des charges et tarifs
diffusés par la Direction.
- Relancer et suivre les clients restés sans réponse suite à une proposition de contrat de Maintenance.
- Etablir la facturation client en fonction du statut : facture contrat annuel, facture régie, ...
- Etablir les avoirs de contrats et factures de Maintenance si besoin.
- Relancer et suivre les impayés maintenance clients.
4/ Gestion de la Régie
- Etablir les factures des rapports d'intervention régie à partir des pré factures ou rapports complétés.
- Etablir les avoirs Maintenance Régie si besoin.
- Relancer les devis Régie et passer en commande les devis acceptés.
- Tenir les dossiers clients (classement des rapports d'intervention, factures, courriers, commandes, fiche client...).
- Enregistrer et facturer les commandes clients de consommables.
5/ Secrétariat et suivi administratif
- Assurer l'accueil téléphonique du service et gérer la boite mail du SAV.
- Etablir les documents utiles au service tels que notes internes, courriers clients, devis, etc.
- Mettre à jour les différents tableaux de bord du service (facturation, commandes en cours, matériels sous garantie, etc.).
- Réaliser le suivi administratif du personnel du service (planning des absences, notes de frais, rapports hebdomadaires.).
- S'assurer de la bonne diffusion des documents et de leurs mises à jour auprès des techniciens.
- Gérer et suivre les réclamations clients et fournisseurs.
6/ Sécurité, Qualité & Environnement
- Respecter les procédures et instructions SQE.
- Remonter les anomalies et non-conformités rencontrées.
- Participer à l'élaboration et la mise à jour des documents SQE pour l'amélioration du processus.
- Veiller à la sécurité du personnel notamment en respectant la réglementation et les normes sécurité
Principales compétences requises :
Connaissance du pack office
Connaissance des logiciels KIMOCE,GESCOM
Savoir-être
Raisonnement verbal
Principales compétences requises :
Connaissance du pack office
Connaissance des logiciels KIMOCE,GESCOM
Savoir-être
Raisonnement verbal
Connaissance des logiciels KIMOCE,GESCOM
Savoir-être
Raisonnement verbal
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Les missions qui pourront vous être confiées :
1/ Mise à jour du parc / client
- Saisir dans le parc les nouvelles fiches clients.
- Mettre à jour les fiches clients, en fonction du mouvement de matériel, noté sur les rapports d'intervention ou des fiches
récapitulatives matériel.
- Mettre à jour les fiches clients en fonction de l'évolution du statut client (Garantie/Contrat/Régie).
- Renseigner et mettre à jour type de consommables / station.
2/ Gestion des demandes et interventions
- Enregistrement et suivi des tâches planifiées (VEPS, RV2, Flexibles,.).
- Mise à jour des outils clients (GMAO CARREFOUR, ENI, ..).
3/ Gestion des contrats
- Etablir des propositions de contrats de maintenance clients (hors pétroliers), suivant les cahiers des charges et tarifs
diffusés par la Direction.
- Relancer et suivre les clients restés sans réponse suite à une proposition de contrat de Maintenance.
- Etablir la facturation client en fonction du statut : facture contrat annuel, facture régie, ...
- Etablir les avoirs de contrats et factures de Maintenance si besoin.
- Relancer et suivre les impayés maintenance clients.
4/ Gestion de la Régie
- Etablir les factures des rapports d'intervention régie à partir des pré factures ou rapports complétés.
- Etablir les avoirs Maintenance Régie si besoin.
- Relancer les devis Régie et passer en commande les devis acceptés.
- Tenir les dossiers clients (classement des rapports d'intervention, factures, courriers, commandes, fiche client...).
- Enregistrer et facturer les commandes clients de consommables.
5/ Secrétariat et suivi administratif
- Assurer l'accueil téléphonique du service et gérer la boite mail du SAV.
- Etablir les documents utiles au service tels que notes internes, courriers clients, devis, etc.
- Mettre à jour les différents tableaux de bord du service (facturation, commandes en cours, matériels sous garantie, etc.).
- Réaliser le suivi administratif du personnel du service (planning des absences, notes de frais, rapports hebdomadaires.).
- S'assurer de la bonne diffusion des documents et de leurs mises à jour auprès des techniciens.
- Gérer et suivre les réclamations clients et fournisseurs.
6/ Sécurité, Qualité & Environnement
- Respecter les procédures et instructions SQE.
- Remonter les anomalies et non-conformités rencontrées.
- Participer à l'élaboration et la mise à jour des documents SQE pour l'amélioration du processus.
- Veiller à la sécurité du personnel notamment en respectant la réglementation et les normes sécurité
Principales compétences requises :
Connaissance du pack office
Connaissance des logiciels KIMOCE,GESCOM
Savoir-être
Raisonnement verbal
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Savoir-être
Raisonnement verbal
Connaissance des logiciels KIMOCE,GESCOM
Savoir-être
Raisonnement verbal
