informations générales
Lamentin
Sous l'autorité de la Responsable Administrative et Financière, l'assistante administrative contribue au bon fonctionnement de la Mission Locale, notamment dans les domaines de l'accueil, de l'administration, de la comptabilité de premier niveau et de la gestion des instances statutaires.
Missions principales
1. Accueil et Orientation
Accueillir, orienter et informer le public et les partenaires de la Mission Locale.
Faciliter les contacts des visiteurs avec les conseillers et les services selon les besoins et assurer la gestion des communications téléphoniques.
2. Appui Administratif et Suivi Institutionnel
Préparer et diffuser les documents relatifs aux conseils d'administration (CA), assemblées générales (AG) et autres instances statutaires.
Organiser les réunions du conseil d'administration et les assemblées générales, assurer la préparation logistique, la rédaction des comptes rendus, et veiller au respect des délais et obligations statutaires.
Assurer le suivi des élections et des processus de nomination des membres des instances
3. Logistique et Gestion du Matériel
Gérer les commandes de fournitures, les envois de courrier, et l'archivage des documents.
Assurer la bonne organisation logistique des réunions, événements ou formations.
Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (postal et électronique).
4. Suivi Comptable et Gestion des Transactions
S'occuper des demandes de devis, du suivi des factures reçues et de leur traitement.
Préparer les éléments comptables requis pour la transmission au service comptabilité, en lien avec la RAF.
5. Organisation des Déplacements
Prendre en charge l'organisation des voyages des salariés en mission ou en formation : réservations de transports, hébergements et suivi des itinéraires.
Coordonner les déplacements des administrateurs pour leurs missions, en assurant les arrangements logistiques nécessaires.
Compétences et Profil
Compétences :
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook) et capacité de gestion documentaire.
Excellente organisation, sens des priorités et rigueur pour assurer la coordination des missions.
Bonnes qualités rédactionnelles et maîtrise des méthodes de classement et d'archivage.
Capacités relationnelles, sens de l'accueil et discrétion.
Qualités personnelles :
Discrétion et sens de la confidentialité.
Autonomie, capacité d'adaptation et goût pour le travail en équipe.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions principales
1. Accueil et Orientation
Accueillir, orienter et informer le public et les partenaires de la Mission Locale.
Faciliter les contacts des visiteurs avec les conseillers et les services selon les besoins et assurer la gestion des communications téléphoniques.
2. Appui Administratif et Suivi Institutionnel
Préparer et diffuser les documents relatifs aux conseils d'administration (CA), assemblées générales (AG) et autres instances statutaires.
Organiser les réunions du conseil d'administration et les assemblées générales, assurer la préparation logistique, la rédaction des comptes rendus, et veiller au respect des délais et obligations statutaires.
Assurer le suivi des élections et des processus de nomination des membres des instances
3. Logistique et Gestion du Matériel
Gérer les commandes de fournitures, les envois de courrier, et l'archivage des documents.
Assurer la bonne organisation logistique des réunions, événements ou formations.
Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (postal et électronique).
4. Suivi Comptable et Gestion des Transactions
S'occuper des demandes de devis, du suivi des factures reçues et de leur traitement.
Préparer les éléments comptables requis pour la transmission au service comptabilité, en lien avec la RAF.
5. Organisation des Déplacements
Prendre en charge l'organisation des voyages des salariés en mission ou en formation : réservations de transports, hébergements et suivi des itinéraires.
Coordonner les déplacements des administrateurs pour leurs missions, en assurant les arrangements logistiques nécessaires.
Compétences et Profil
Compétences :
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook) et capacité de gestion documentaire.
Excellente organisation, sens des priorités et rigueur pour assurer la coordination des missions.
Bonnes qualités rédactionnelles et maîtrise des méthodes de classement et d'archivage.
Capacités relationnelles, sens de l'accueil et discrétion.
Qualités personnelles :
Discrétion et sens de la confidentialité.
Autonomie, capacité d'adaptation et goût pour le travail en équipe.
