Assistant administratif / Assistante administrative

Vous assurer le soutien administratif et logistique nécessaire à la gestion des accompagnements auprès des services sur les EIAS (Evénements indésirables associés aux soins) auprès de notre adhérent.

Vos missions principales :

Relations avec les établissements :

Echanger par mail et téléphone avec des interlocuteurs d'établissements de santé de la Nouvelle Aquitaine.
Envoyer et suivre les retours des documents nécessaires aux échanges : documents administratifs, chartes et de gestion de projets
Programmation des interventions sur site ou en visio :

Planifier et organiser les accompagnements en lien avec les établissements et le réseau des personnes qualifiées intervenant pour l'adhérent.
Coordonner les agendas et envoyer les invitations et gestion des réservations d'hôtels
Gestion de la plateforme sécurisée d'échanges de données :

Créer des comptes utilisateurs pour l'accès à la plateforme.
Créer des dossiers pour chaque nouvelle sollicitation.
Affecter les droits d'accès des utilisateurs selon les dossiers.
Suivre la transmission des documents (dossiers, chronologies, synthèses, etc.) par les structures, avec relances si nécessaire.
Mise à jour des tableaux de suivi ou plans d'action des accompagnements :

Actualiser les données à transmettre régulièrement à l'ARS ou à la Forap
CDD 12 mois.

Compétences et qualifications requises :

Capacité d'organisation et gestion du temps.
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, messagerie électronique, outils de visioconférence).
Savoir-Etre relationnel : Avoir de la retenue dans la divulgation d'informations et être capable d'en respecter la confidentialité.
Sens de l'initiative et autonomie.
Compétences rédactionnelles
Idéalement, vous avez une expérience de 2 à 5 ans d'expérience en qualité.