Assistant administratif / Assistante administrative

Impulsions Métropole Sud recrute, dans le cadre d'un remplacement congé maternité, un(e) assistant(e) administratif(ve) à partir du 13 janvier 2025 (jusqu'au 20 mai 2025).

Les principales missions seront :
- Créer, contrôler et suivre des dossiers administratifs et les contrats service civique (suivi des volontaires, des structures d'accueil et des formations)
- Suivre informatiquement l'activité : saisir les données dans des logiciels spécifiques et Excel
- Classer, archiver ou supprimer les documents de la structure, relatifs aux jeunes, à l'activité
- Mettre en forme ou en page tout type de documents (rapports, bilans d'activité, etc.) en suivant la charte graphique.
- Elaborer des supports de travail sur informatique en utilisant, à cet effet un logiciel approprié : traitement de textes, tableur, bases de données, etc.
- Préparer des dossiers pour des réunions
- Organiser des rendez-vous
- Traiter le courrier postal (départ et arrivée) : le réceptionner, l'enregistrer, le répartir ou le classer, l'affranchir, éventuellement, le porter pour affranchissement et postage.
- Traiter les messages électroniques, les réceptionner, les diffuser aux destinataires, les classer, contrôler les historiques
- Contacter téléphoniquement les partenaires et effectuer des relances téléphoniques
- Assurer l'accueil physique et téléphonique en cas d'absence de la chargée d'accueil

Les compétences attendues sont :
- Réactivité
- Aisance orale
- Bonnes bases à l'écrit
- Aisance dans la prise de contact et dans la construction d'un échange avec autrui
- Maitrise de l'outil informatique et des réseaux sociaux
- Rigueur administrative
- Capacité à travailler en équipe

Par ailleurs, la structure dispose :
- d'un accord Aménagement du temps de travail (à partir d'un mois d'ancienneté : travail sur 36 heures 15 soit 1 heure 15 d'Heure Aménagement du Temps de Travail par semaine (total des heures à solder avant la fin de contrat) avec possibilité de réaliser ces horaires sur 4,5 jours, cumul de 2,75 jours ouvrés de congés payés par mois),
- d'un accord Télétravail (à partir d'un mois d'ancienneté : possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine selon l'organisation du travail choisie),
- d'un Comité Social Economique
- d'une mutuelle familiale (formule 4)