Assistant administratif / Assistante administrative

Le GRETA CFA Alpes Provence, recherche pour son antenne des Oursons à Gap, un(e) Assistant(e) de dispositif à 60%.

Mission principale
- Assurer le déroulement administratif des BTS essentiellement
- Communiquer efficacement

Accueil:
- Accueillir et renseigner le public
- Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés

Communication:
- Participer à la communication interne et externe : diffuser, recevoir et exploiter les informations en lien avec l'activité et/ou la structure

Gestion administrative:
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Produire des documents écrits (courriers, dossiers, attestations)
- Gérer les dossiers d'inscription
- Gérer administrativement les concours d'entrée en formation
- Mettre en place pour chaque stagiaire entrant en formation un dossier suivant la check list validée par la commission qualité ;
- Gérer les dossiers de rémunération, dossiers d'indemnité régionale...
- Élaborer les feuilles d'émargements individuelles ou de groupes
- Produire et délivrer les attestations stagiaires : entrée, fin de formation, bilan,etc.
- Élaborer les feuilles d'émargements et gérer les présences stagiaires en assurant les déclarations afférentes (DOCAPOST, KAIROS, SAFRAN, EASY - ENT, YPAREO) ;
- Assurer le suivi administratif des stagiaires (absences, problème de rémunération, etc.) y compris durant les stages (conventions, présences) ;
- Aider à la gestion administrative des livrets stagiaires, livrets d'examen, inscription aux examens
- Renseigner les documents utilisés par le service (formulaires, tableaux de bord)
- Saisir dans le logiciel PROGRE les données suivant les indications fournies
- Saisir dans les logiciels utilisés au sein du service les données selon les indications fournies (citer les logiciels)
- Classer et archiver les documents papiers et dématérialisés
- Participer aux Commissions d'Accès à la Formation.
- Saisir les inscriptions aux examens et envoyer des bordereaux de notes en lien avec le coordonnateur.

Gestion logistique:
- Participer à l'organisation des réunions et à l'accueil des participants, à la gestion des plannings des salles
- Préparer les dossiers selon les consignes fournies (reprographie, pochettes...)

Démarche qualité
- Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité au sein du service
- Proposer des améliorations

Bac + 2 en gestion /administration
Connaissance du monde de la formation professionnelle serait un plus
Maitrise word/Excel

Compétences et connaissances :
Rigueur
Organisation
Capacité d'anticipation
Autonomie
Reporting
Capacités relationnelles
Travail en équipe
Esprit positif et constructif
Orienté solution



** Contrat en CDD du 01/03/2025 au 31/08/2025 **

Horaires : 7h45-11h45 et 12h30-16h30