Assistant administratif / Assistante administrative

Assistant/e administratif/ve
nombre d'heures hebdomadaires de travail : 20 h du Lundi au vendredi

Caractéristiques du poste

Partie Gestion des employés
- Processus de recrutement (gestion et suivi des offres d'emploi, PMSMP, contrat, DPAE, Visite médicale)
- Remise de documents à l'embauche (Livret d'accueil, règlement intérieur, Mutuelle)
- Création d'un classeur par salarié + dossier informatique
- Gestion des congés, arrêts maladie, absences
- Mise à disposition des EPI et divers (dotation et suivi des EPI, suivi prêt véhicule, suivi de la remise de clés)
- Suivi du stock des produits et matériels et approvisionnement des agents de service)
- Gestion des bons d'essence mensuels et à la demande
- Etablissement et suivi des heures mensuelles réalisées en ESPACES VERTS
- Classement des bulletins de salaires
- Suivi des visites médicales
- Gestion des formations
- Suivi des sorties salariés

Partie Gestion administrative et commerciale

- Tenu du standard téléphonique et portable
- Gestion des mails
- Suivi des demandes de devis et réalisation
- Gestion des devis validés
- Suivi des demandes d'interventions
- Réalisation et suivi des feuilles d'interventions
- Facturation retour interventions
- Réalisation et suivi des feuilles de route annuelles
- Etablissement et suivi des feuilles mensuelles en ESPACES VERTS (Liste des taches réalisés, liste des chauffeurs, feuille d'heures Espaces Verts)
- Etablissement des affiches mensuelles en NETTOYAGE et à la demande en ESPACES VERTS
- Gestion du dossier client + fiche technique (mise à jour ou création suite retour devis signé)
- Suivi des plannings garages / parkings / vitres / bidons d'eau
- Suivi des plannings mensuels en NETTOYAGE
- Suivi des sortie et entrées de clés, télécommandes, badges
- Commande des fournitures administratives
- connaître et maîtriser l'informatique (Word, Excel, Powerpoint), Internet
- logiciel Cegid
- maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale
- savoir classer des documents
- savoir communiquer rapidement et efficacement