Assistant administratif / Assistante administrative

Mission générale : L'assistante administrative est responsable de diverses tâches de gestion administrative, assurant la fluidité des opérations internes et la bonne communication avec les clients. Elle gère l'accueil téléphonique, la planification des remplacements, ainsi que la traçabilité des informations relatives aux heures de travail et aux interventions.

Responsabilités et tâches principales :
- Accueil téléphonique (du lundi au vendredi)
- Gérer l'accueil téléphonique des clients et des collaborateurs.
- Assurer la traçabilité des informations recueillies lors des appels (prises de message, demandes spécifiques, urgences, etc.).
- Gestion de la validation des heures et du télépointage
- Vérifier et valider les heures de travail saisies par les collaborateurs.
- Assurer la gestion du télépointage en veillant à la conformité des informations.
- Enregistrement des demandes initiales des clients
- Consigner les informations pertinentes concernant les demandes des clients sur la fiche 1er contact.
- Planification des remplacements de congés payés (CP)
- Organiser et planifier les remplacements en cas de congés payés des collaborateurs.
- Suivi de la continuité des capacités d'intervention
- Vérifier la continuité des interventions suite à un congé payé, une maladie, ou une nouvelle mission.
- Alerter la direction en cas de besoin d'embauche pour assurer la continuité des services.
- Contrôle des signatures sur les feuilles de dysfonctionnement
- Vérifier et contrôler que les feuilles de dysfonctionnement soient correctement signées et complètes.
- Correction des anomalies de télégestion
- Identifier et corriger les anomalies liées au système de télégestion.
- Classement des documents
- Assurer un classement rigoureux et ordonné des documents administratifs, en veillant à leur accessibilité et conformité

Compétences et qualifications requises :
Formation : Bac +2 en gestion, administration ou équivalent.
Expérience : Expérience préalable dans un poste administratif ou d'assistance est un atout.

Compétences :
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel, Word).
- Sens de l'organisation et rigueur dans le travail.
- Bonne capacité de communication, tant écrite que téléphonique.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Gestion du stress et capacité à prioriser les tâches.

Qualités recherchées :
- Dynamisme et proactivité.
- Organisation et sens du détail.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Autonomie et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.