Assistant administratif / Assistante administrative

Mission principale :
Assurer le bon fonctionnement administratif & organisationnel de la structure en apportant un
soutien efficace au secrétaire général

Activités :
1. Relation adhérents
o Gestion des relations avec les adhérents : accueil téléphonique et physique, suivi des
demandes et orientation vers les services appropriés.
o Actualisation des fiches adhérents sur notre CRM.
o Diffusion & suivi des communications destinées aux adhérents : e-mails, invitations aux
événements, relances téléphoniques, envoi des confirmations....
o Participation à l'organisation et à la promotion des événements fédératifs (réunions,
formations, rencontres partenaires).
o Gestion et suivi des appels de cotisations auprès des adhérents (suivi Excel / envoi des
appels de cotisations, relance.

2. Support administratif
o Gestion des agendas, courriers, et e-mails de la direction
o Préparation de documents, comptes rendus, et supports pour les réunions
o Pré-instruction des dossiers de qualifications liés à la mention RGE / gestion de
l'appellation PG
o Réalisation et diffusion d'enquête
o Classement, archivage.

3. Gestion des services généraux
o Gestion des stocks et commandes de fournitures.
o Suivi des contrats avec les prestataires
4. Comptabilité
o Gestion des factures et paiements sous contrôle du SG
o Interface avec le cabinet comptable en lien avec le SG
o Pointages des règlements clients et cotisations clients auprès de la caisse congés CIBTP
5. Gestion logistique des salles et des réunions
o Organisation logistique des réunions et formations, aussi bien dans les locaux qu'à
l'extérieur (réservations, préparation des salles, logistique traiteur).
o Interface avec les partenaires et prestataires pour assurer la qualité des événements.
o Suivi des coûts et respect des budgets liés à l'organisation des réunions.

6. Support à la communication (évolution progressive)
Après une première phase d'adaptation aux missions administratives, prise en charge progressive de
missions de support à la communication de la FFB Maine et Loire :
o Contribution à la mise à jour du site internet et des réseaux sociaux
o Créer et mettre en page des supports de communication (plaquettes/présentations)
o Rédaction et mise en forme de newsletter
o Appui sur l'organisation d'évènements internes et externes (salons, forums.)

Compétences
Compétences techniques (savoir-faire)
- Maitrise de la suite office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint.)
- Techniques de rédaction (savoir rédiger des communications claires, engageantes et impactantes)
- Connaissances ou capacité à s'approprier des outils d'e-mailing (sarbacane) & graphique (Canva)
- Appétence pour les outils numériques et l'IA
- Notions de base en comptabilité
Qualités personnelles (savoir-être)
- Excellent relationnel & esprit d'équipe : capacité à collaborer avec les différents services
- Réactivité & adaptabilité : capacité à anticiper, gérer les imprévus
- Rigueur, organisation gestion des priorités : gestion de plusieurs tâches en simultané
- Autonomie et proactivité
Profil recherché
Vous êtes, à minima, titulaire d'un BTS GPME - SAM où vous disposez d'une expérience significative dans
une fonction similaire.
Vous savez gérer les priorités et jongler entre plusieurs tâches avec efficacité.
Un excellent relationnel est essentiel pour s'intégrer à notre équipe et assurer un lien efficace avec nos
adhérents et partenaires.
Vous portez un vif intérêt au secteur du bâtiment et à ses enjeux & vous souhaitez vous investir au sein
d'une structure dynamique.
Conditions
- 24 heures en semaine
- CDD 6 mois (avec possibilité de CDI par la suite)
- Statut ETAM
- Poste basé à Angers