informations générales
Saint-Étienne-de-Saint-Geoirs
Sous la responsabilité hiérarchique de DGS, l'assistant.e de la direction générale apporte une aide permanente à la Directrice Générale des Services et une aide ponctuelle aux Directeurs Généraux Adjoints.
Et plus spécifiquement :
Vous êtes en charge du suivi de l'activité de la DGS :
- Vous gérez l'agenda de la DGS : inscription des événements, prise et organisation des rdv, anticipation des réunions,
- Vous créez et suivez des tableaux de bord d'activité,
- Vous assurez le suivi du courrier et des dossiers de la DGS (instances, réunions, rdv.),
- Vous assurez le respect des délais de transmission des documents avant les réunions.
Vous rédigez et mettez en forme tout type de document bureautique :
- Vous prenez des notes, mettez en forme les courriers et actualisez une base d'informations,
- Vous rédigez les comptes rendus, ordres du jour et tout document de formes et contenus divers,
- Vous effectuez une veille constante (recherche d'informations réglementaires.),
- Vous préparez les dossiers pour les instances (bureaux, conseils.).
Vous assurez des missions administratives :
- Vous assurez un accueil téléphonique et physique de la direction générale,
- Vous établissez les bons de commande et contrôlez les factures sur le logiciel CIRIL,
- Vous organisez le classement et l'archivage des dossiers,
- Vous apportez les réponses de premier niveau tout en vous assurant de la bonne compréhension de la demande,
- Vous assurez le suivi des parapheurs.
Vous apportez une aide ponctuelle aux DGA pour la rédaction de courriers et la préparation de réunions.
PROFIL ATTENDU
Vous avez connaissance des savoirs spécifiques du métier :
- Vous avez de l'expérience en collectivités territoriales et vous en connaissez le fonctionnement,
- Vous avez une bonne capacité de dialogue, d'écoute et le sens du relationnel,
- Vous maîtrisez les outils bureautiques,
- Vous êtes doté.e d'une grande discrétion professionnelle, vous avez la capacité de passer d'un dossier à l'autre, vous êtes rapide tout en assurant une bonne qualité d'exécution,
- Vous maîtrisez les règles rédactionnelles, grammaticales et orthographiques.
VOS CONDITIONS DE TRAVAIL SUR LE POSTE
- Poste à temps complet, basé à Saint Etienne de Saint Geoirs
- Ouvert sur les cadres d'emplois des adjoints administratifs et des rédacteurs
- Traitement statutaire + IFSE (prime) 350 € mensuel + CIA (prime annuelle)
- Protection sociale : participation employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance
- Action sociale : COS38 et amicale du personnel
- Forfait mobilité durable
A pourvoir dès que possible
Jury de recrutement : 31 octobre 2024
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireEt plus spécifiquement :
Vous êtes en charge du suivi de l'activité de la DGS :
- Vous gérez l'agenda de la DGS : inscription des événements, prise et organisation des rdv, anticipation des réunions,
- Vous créez et suivez des tableaux de bord d'activité,
- Vous assurez le suivi du courrier et des dossiers de la DGS (instances, réunions, rdv.),
- Vous assurez le respect des délais de transmission des documents avant les réunions.
Vous rédigez et mettez en forme tout type de document bureautique :
- Vous prenez des notes, mettez en forme les courriers et actualisez une base d'informations,
- Vous rédigez les comptes rendus, ordres du jour et tout document de formes et contenus divers,
- Vous effectuez une veille constante (recherche d'informations réglementaires.),
- Vous préparez les dossiers pour les instances (bureaux, conseils.).
Vous assurez des missions administratives :
- Vous assurez un accueil téléphonique et physique de la direction générale,
- Vous établissez les bons de commande et contrôlez les factures sur le logiciel CIRIL,
- Vous organisez le classement et l'archivage des dossiers,
- Vous apportez les réponses de premier niveau tout en vous assurant de la bonne compréhension de la demande,
- Vous assurez le suivi des parapheurs.
Vous apportez une aide ponctuelle aux DGA pour la rédaction de courriers et la préparation de réunions.
PROFIL ATTENDU
Vous avez connaissance des savoirs spécifiques du métier :
- Vous avez de l'expérience en collectivités territoriales et vous en connaissez le fonctionnement,
- Vous avez une bonne capacité de dialogue, d'écoute et le sens du relationnel,
- Vous maîtrisez les outils bureautiques,
- Vous êtes doté.e d'une grande discrétion professionnelle, vous avez la capacité de passer d'un dossier à l'autre, vous êtes rapide tout en assurant une bonne qualité d'exécution,
- Vous maîtrisez les règles rédactionnelles, grammaticales et orthographiques.
VOS CONDITIONS DE TRAVAIL SUR LE POSTE
- Poste à temps complet, basé à Saint Etienne de Saint Geoirs
- Ouvert sur les cadres d'emplois des adjoints administratifs et des rédacteurs
- Traitement statutaire + IFSE (prime) 350 € mensuel + CIA (prime annuelle)
- Protection sociale : participation employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance
- Action sociale : COS38 et amicale du personnel
- Forfait mobilité durable
A pourvoir dès que possible
Jury de recrutement : 31 octobre 2024
