informations générales
Dans le cadre d'un remplacement suite à un départ à la retraite, la Fédération recrute son/sa futur(e) assistant(e) administratif(ve) encadré(e) par la secrétaire générale, sous l'autorité du directeur de la Fédération des Parcs Naturels Régionaux de France et en relations fonctionnelles avec la comptabilité, les chargés de mission et les autres assistantes
MISSIONS :
- Appui aux demandes de subventions
o Établir les formulaires Cerfa de demandes de subventions
o Établir les formulaires Cerfa des rapports d'exécution
o Documenter les différents formulaires administratifs des financeurs
o Mise en validation, suivi de la signature (parapheur directeur/président), envoi aux partenaires
o Archivage interne
o Collecte des livrables
o Collecte et envoi des pièces administratives demandées
o Suivi des paiements des subventions
- Appui au suivi des marchés
o Vérification de la complétude des dossiers préparés par les chargés de mission
o Envoi des propositions de rapport à la secrétaire générale pour attribution
o Mise à jour tableau de bord : nouveaux marchés, marchés à renouveler, marchés clos
o Archivage annuel
- Secrétariat de la Commission des affaires générales des finances et du personnel
o Envoi des convocations et des pièces de séances
o Réservation salle et visioconférence
- Facturation fournisseurs : Utilisation du logiciel Sage et Chorus Pro
- Suivi de l'observatoire des budgets :
o Relance des parcs
o Préparation des données pour le calcul des cotisations
- Gestion des contrats de services généraux : préparation des marchés, suivi du SAV
- Remplacement des autres assistantes en cas d'absence
COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE
Savoir- Faire :
- Compétences de base en comptabilité/ Techniques de classement et d'archivage/ Rédaction et mise en forme de documents/ Maitrise du Pack Office
Savoir être :
- Méthodologie et rigueur/ Réactivité/ Respect des procédures et des délais/ Sens de l'écoute et de la communication/ Compétences rédactionnelles/ Discrétion et sens de la confidentialité/ Aptitudes au travail en équipe
Merci d'envoyer une lettre de motivation et un CV en indiquant « Poste Assistant/e administratif/ve »
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- Appui aux demandes de subventions
o Établir les formulaires Cerfa de demandes de subventions
o Établir les formulaires Cerfa des rapports d'exécution
o Documenter les différents formulaires administratifs des financeurs
o Mise en validation, suivi de la signature (parapheur directeur/président), envoi aux partenaires
o Archivage interne
o Collecte des livrables
o Collecte et envoi des pièces administratives demandées
o Suivi des paiements des subventions
- Appui au suivi des marchés
o Vérification de la complétude des dossiers préparés par les chargés de mission
o Envoi des propositions de rapport à la secrétaire générale pour attribution
o Mise à jour tableau de bord : nouveaux marchés, marchés à renouveler, marchés clos
o Archivage annuel
- Secrétariat de la Commission des affaires générales des finances et du personnel
o Envoi des convocations et des pièces de séances
o Réservation salle et visioconférence
- Facturation fournisseurs : Utilisation du logiciel Sage et Chorus Pro
- Suivi de l'observatoire des budgets :
o Relance des parcs
o Préparation des données pour le calcul des cotisations
- Gestion des contrats de services généraux : préparation des marchés, suivi du SAV
- Remplacement des autres assistantes en cas d'absence
COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE
Savoir- Faire :
- Compétences de base en comptabilité/ Techniques de classement et d'archivage/ Rédaction et mise en forme de documents/ Maitrise du Pack Office
Savoir être :
- Méthodologie et rigueur/ Réactivité/ Respect des procédures et des délais/ Sens de l'écoute et de la communication/ Compétences rédactionnelles/ Discrétion et sens de la confidentialité/ Aptitudes au travail en équipe
Merci d'envoyer une lettre de motivation et un CV en indiquant « Poste Assistant/e administratif/ve »
