informations générales
Pontet
Le quotidien d'un assistant administratif de formation implique de maîtriser la législation de la formation et les nouvelles obligations en matière de qualité, de conformité des processus et documents au regard notamment des règles de prises en charge financière. Appréhender les évolutions structurantes afin d'anticiper l'évolution des pratiques et de maximiser sa visibilité sur le marché est un enjeu primordial pour tout prestataire de formation. La formation « Gérer un organisme de formation conformément à la réglementation » permet de maitriser les clés d'une gestion efficace de la structure de formation.
Mission générale
Le gestionnaire administratif / secrétaire intervient quotidiennement auprès des membres de la direction et des collaborateurs exerçant des responsabilités opérationnelles au titre d'une activité ou d'un service. Il a pour mission de gérer les dossiers transversaux des stagiaires, des formateurs et participe à des activités propres au poste occupé comme notamment la recherche de solutions de financements (branches professionnelles, CPF.)
Activités
- La gestion des formations « sur catalogue » ou « sur mesure »
- L'accueil en présentiel, téléphonique ou visio
- La gestion des inscriptions et la recherche de financements adaptés pour les particuliers comme pour les professionnels
- Le suivi administratif des inscriptions, pré-inscriptions et listes d'attente
- La gestion des types d'inscriptions : inter, intra, en présentiel (ou plus tard en blended-learning éventuellement)
- L'édition et envoi : livret d'accueil, convocations, conventions, attestations, feuilles d'émargement, fiches de satisfaction.
- Le pilotage de la planification des formations
- L'envoi d'informations de manière électronique, notamment par mail et SMS
- La gestion des parcours de formation
- L'édition automatique du Bilan Pédagogique et Financier conforme à la réglementation
Environnement
Le gestionnaire administratif / secrétaire travaille au sein d'une unité centralisée ou décentralisée de l'entreprise et intervient dans le bon déroulement quotidien de l'unité dans laquelle il est affecté.
Compétences attendues
Connaissances (savoir)
- Connaître les procédures administratives et comptables des outils informatiques
- Connaître le process QUALIOPI et les process de financements
Compétences comportementales (savoir-être)
- Savoir écouter
- Avoir le sens de l'initiative
- Savoir s'adapter
- Etre rigoureux et précis
- Savoir analyser et synthétiser
- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
- Savoir planifier et organiser sa charge de travail
- Savoir travailler en équipe
Compétences opérationnelles (savoir-faire)
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique, maîtriser l'écoute
- Maîtriser le process QUALIOPI
- Maîtriser les process de financements
- Savoir utiliser les outils bureautiques (word excel.)
- Savoir gérer les situations d'urgence
- Savoir rendre compte de son activité
Compétences numériques
- Socle de compétences minimales en numérique commun à tous les métiers-repères
Evolution du métier
- Activités en transformation permanente.
- Évolution des compétences induites notamment par la technologie et l'impact du numérique.
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Le gestionnaire administratif / secrétaire intervient quotidiennement auprès des membres de la direction et des collaborateurs exerçant des responsabilités opérationnelles au titre d'une activité ou d'un service. Il a pour mission de gérer les dossiers transversaux des stagiaires, des formateurs et participe à des activités propres au poste occupé comme notamment la recherche de solutions de financements (branches professionnelles, CPF.)
Activités
- La gestion des formations « sur catalogue » ou « sur mesure »
- L'accueil en présentiel, téléphonique ou visio
- La gestion des inscriptions et la recherche de financements adaptés pour les particuliers comme pour les professionnels
- Le suivi administratif des inscriptions, pré-inscriptions et listes d'attente
- La gestion des types d'inscriptions : inter, intra, en présentiel (ou plus tard en blended-learning éventuellement)
- L'édition et envoi : livret d'accueil, convocations, conventions, attestations, feuilles d'émargement, fiches de satisfaction.
- Le pilotage de la planification des formations
- L'envoi d'informations de manière électronique, notamment par mail et SMS
- La gestion des parcours de formation
- L'édition automatique du Bilan Pédagogique et Financier conforme à la réglementation
Environnement
Le gestionnaire administratif / secrétaire travaille au sein d'une unité centralisée ou décentralisée de l'entreprise et intervient dans le bon déroulement quotidien de l'unité dans laquelle il est affecté.
Compétences attendues
Connaissances (savoir)
- Connaître les procédures administratives et comptables des outils informatiques
- Connaître le process QUALIOPI et les process de financements
Compétences comportementales (savoir-être)
- Savoir écouter
- Avoir le sens de l'initiative
- Savoir s'adapter
- Etre rigoureux et précis
- Savoir analyser et synthétiser
- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
- Savoir planifier et organiser sa charge de travail
- Savoir travailler en équipe
Compétences opérationnelles (savoir-faire)
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique, maîtriser l'écoute
- Maîtriser le process QUALIOPI
- Maîtriser les process de financements
- Savoir utiliser les outils bureautiques (word excel.)
- Savoir gérer les situations d'urgence
- Savoir rendre compte de son activité
Compétences numériques
- Socle de compétences minimales en numérique commun à tous les métiers-repères
Evolution du métier
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- Évolution des compétences induites notamment par la technologie et l'impact du numérique.
