Assistant administratif / Assistante administrative

Pour faire suite à un départ à la retraite effectif, nous recherchons activement un(e) Assistant(e) administrative polyvalent(e) et autonome pour rejoindre notre équipe du Comité Social et Economique Central (CSE Central). Vous travaillerez au sein du pôle secrétariat général et assisterez le/la responsable du pôle dans les missions décrites ci-après et vous serez une aide précieuse pour toute l'équipe composée de 12 salariés permanents, dont 9 sur notre site d'Aubervilliers. Une connaissance de la suite Adobe serait un vrai plus sur les autres candidat(e)s.

Les missions du pôle secrétariat général :

Activité 1 : Gestion administrative et Secrétariat
Rédiger, saisir et mettre en forme les documents
Photocopier, diffuser, archiver et classer les dossiers
Rédiger des courriers et/ou courriels
Optimiser la gestion de rendez-vous, réunions et déplacements
Préparer et organiser les réunions/commissions
Rédiger les comptes rendus des réunions/commissions
Effectuer les tâches ponctuelles administratives et de gestion pour les membres du Bureau le Directeur

Activité 2 : Accueil téléphonique
Réceptionner et gérer les appels téléphoniques
Renseigner et traiter les demandes

Activité 3 : Traitement du courrier
Effectuer l'enregistrement, le suivi et l'expédition du courrier postal
Réceptionner et gérer le courrier électronique : gérer les messages depuis la boîte mail générique, les traiter ou les transférer aux pôles concernés

Activité 4 : Assistanat de gestion
Assurer la gestion du stock, centraliser les besoins et effectuer les commandes de fournitures de bureau
Compléter, envoyer et classer les soldes de tout compte des salariés non permanents
Mettre à jour le registre unique du personnel des salariés permanents et non permanents des deux établissements

Activité 5 : Communication interne et externe
Réceptionner, centraliser et exploiter les éléments du catalogue de chaque pôle
Créer et élaborer la maquette du catalogue du CSEC de A à Z dans toutes les versions dédiés à chaque CSE adhérent
Relire, corriger et mettre en forme les éléments du catalogue
Actualiser et mettre à jour les éléments du site Internet du CSEC ainsi que les fiches séjours du pôle familles
Élaborer des documents et/ou présentations de communication interne et externe (ex : Newsletter)
Divers :.
Vous participerez à l'encadrement des enfants et adolescents lors des départs et retours de colonies de vacances que nous organisons.
Vous pourrez aider à la gestion des événements internes (Fête à St Sozy, rencontre sportive nationale annuelle, formation, séminaire, )
Vous pourrez être amenée à participer aux événements organisés par le CSEC y compris en province.

Activité 6 : Assistanat comptable
télécharger ou scanner et classer les factures
Assurer la gestion des remises de chèques, des chèques vacances et des CV-Connect

Exigences :
- Expérience préalable dans un rôle administratif ou similaire de 5 ans minimum exigée avec connaissances en communication souhaitées.
-BAC +2 assistante administrative ou secrétariat de direction.
- Maîtrise des outils bureautiques et notamment de Google Chrome souhaitée. Maîtrise de l'environnement Apple (MAC) et bonne connaissance de la suite Adobe (connaissance de base logiciel Indesign souhaitée avec possibilité d'une formation supplémentaire).
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale, bonne orthographe.
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Savoir travailler pour une personne à distance.
- Sens de l'organisation et souci du détail
- Congés d'été hors août.