informations générales
Annemasse
La Ville d'Annemasse recherche pour son cabinet du Maire, un :
Assistant des collaborateurs de Cabinet (h/f)
- recrutement par voie statutaire ou contractuelle -
Au sein du Cabinet du Maire, l'agent sera chargé du suivi d' événements (50% du temps de travail) ainsi que du suivi des projets du Cabinet (50% du temps de travail).
L'agent viendra en appui à la politique internationale en collaborant avec la chargée du jumelage (accueil des délégations, suivi correspondances.) et du secrétariat du Cabinet. Sous l'autorité de la cheffe de Cabinet, vous serez notamment chargé de :
1. Gérer les événements organisés par le Cabinet du Maire
- Organiser diverses manifestations pour mettre en valeur l'action politique (inauguration, première pierre, anniversaire d'un bâtiment ou d'un service public.)
- Préparer des conférences, réunions publiques et autres entretiens thématiques
- Diffuser les supports de communication (invitations, affiches, plaquettes.)
- Participer à la mise en place d'animations (notamment avec le Conseil Municipal des Enfants)
- Garantir le suivi logistique des événements (réservation, matériels, décoration des lieux, cadeaux.) en lien avec les services internes
- Assurer le suivi des discours de Monsieur le Maire lors de l'événement (traduction aux invités, diffusion du texte sous plusieurs formats.)
- Veiller à l'image de la Ville et aux échanges avec les autres institutions
2. Garantir le suivi administratif des projets
- Participer à la gestion des projets selon les instructions de la Cheffe de Cabinet
- Préparer les étapes administratives du suivi des projets (fiche récapitulative, enregistrement numérique, moyen de communication, archivage.)
- Rédiger des courriers
- Communiquer en interne sur les dossiers en cours
- Apporter aux supérieurs hiérarchiques les éléments nécessaires pour la rédaction des supports
- Assurer la bonne tenue des archives et du classement des dossiers actifs (en binôme avec l'agent chargé d'accueil)
3. Assurer un rôle de soutien organisationnel à la chargée du jumelage
- Être un renfort à la gestion administrative du jumelage (réservation, préparation des conventions, achats.)
- Venir en appui sur l'accueil des délégations étrangères
- Participer aux différentes animations dans le cadre international
- Être l'interlocuteur privilégié pour les traductions en anglais
Profil recherché
De formation administrative, avec une expérience professionnelle en gestion des administrations ou secrétariat, en accueil et gestion d'évènements, et en collectivité locales avec de préférence une maîtrise de l'anglais
Compétences:
Savoirs :
- Gestion administrative
- Protection de la donnée et droit de l'image
- Techniques de communication et des relations protocolaires
- Maîtrise des langues française et anglaise
- Connaissance de l'environnement organisationnel et règlementaire des collectivités territoriales
- Maîtrise des outils informatiques
- Règles protocolaires et de sécurité
Savoir-faire
- Gérer des événements de thématiques diverses avec de multiples interlocuteurs
- Préparer les réunions dans le cadre de projets
- Savoir utiliser les bons vecteurs de communication dans la gestion des évènements
- Diffuser des informations variées et des invitations liées aux événements
- Collecter, traiter, classer, mettre à jour et conserver les données liées à la gestion des contacts événementiels
- Synthétiser et rédiger des supports de communication
- Savoir gérer son temps pour respecter les délais (travail dans l'urgence)
- Assurer le bon fonctionnement des équipements
- Suivre les différents intervenants et/ou prestataires sur le plan organisationnel
Savoir-être
- Patient, souriant, avenant
- Sens du service public, respect de la confidentialité
- Organisé, sens des priorités et bonne adaptation
- Diplomatie
- Etre force de proposition
DATE LIMITE : 21 novembre
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAssistant des collaborateurs de Cabinet (h/f)
- recrutement par voie statutaire ou contractuelle -
Au sein du Cabinet du Maire, l'agent sera chargé du suivi d' événements (50% du temps de travail) ainsi que du suivi des projets du Cabinet (50% du temps de travail).
L'agent viendra en appui à la politique internationale en collaborant avec la chargée du jumelage (accueil des délégations, suivi correspondances.) et du secrétariat du Cabinet. Sous l'autorité de la cheffe de Cabinet, vous serez notamment chargé de :
1. Gérer les événements organisés par le Cabinet du Maire
- Organiser diverses manifestations pour mettre en valeur l'action politique (inauguration, première pierre, anniversaire d'un bâtiment ou d'un service public.)
- Préparer des conférences, réunions publiques et autres entretiens thématiques
- Diffuser les supports de communication (invitations, affiches, plaquettes.)
- Participer à la mise en place d'animations (notamment avec le Conseil Municipal des Enfants)
- Garantir le suivi logistique des événements (réservation, matériels, décoration des lieux, cadeaux.) en lien avec les services internes
- Assurer le suivi des discours de Monsieur le Maire lors de l'événement (traduction aux invités, diffusion du texte sous plusieurs formats.)
- Veiller à l'image de la Ville et aux échanges avec les autres institutions
2. Garantir le suivi administratif des projets
- Participer à la gestion des projets selon les instructions de la Cheffe de Cabinet
- Préparer les étapes administratives du suivi des projets (fiche récapitulative, enregistrement numérique, moyen de communication, archivage.)
- Rédiger des courriers
- Communiquer en interne sur les dossiers en cours
- Apporter aux supérieurs hiérarchiques les éléments nécessaires pour la rédaction des supports
- Assurer la bonne tenue des archives et du classement des dossiers actifs (en binôme avec l'agent chargé d'accueil)
3. Assurer un rôle de soutien organisationnel à la chargée du jumelage
- Être un renfort à la gestion administrative du jumelage (réservation, préparation des conventions, achats.)
- Venir en appui sur l'accueil des délégations étrangères
- Participer aux différentes animations dans le cadre international
- Être l'interlocuteur privilégié pour les traductions en anglais
Profil recherché
De formation administrative, avec une expérience professionnelle en gestion des administrations ou secrétariat, en accueil et gestion d'évènements, et en collectivité locales avec de préférence une maîtrise de l'anglais
Compétences:
Savoirs :
- Gestion administrative
- Protection de la donnée et droit de l'image
- Techniques de communication et des relations protocolaires
- Maîtrise des langues française et anglaise
- Connaissance de l'environnement organisationnel et règlementaire des collectivités territoriales
- Maîtrise des outils informatiques
- Règles protocolaires et de sécurité
Savoir-faire
- Gérer des événements de thématiques diverses avec de multiples interlocuteurs
- Préparer les réunions dans le cadre de projets
- Savoir utiliser les bons vecteurs de communication dans la gestion des évènements
- Diffuser des informations variées et des invitations liées aux événements
- Collecter, traiter, classer, mettre à jour et conserver les données liées à la gestion des contacts événementiels
- Synthétiser et rédiger des supports de communication
- Savoir gérer son temps pour respecter les délais (travail dans l'urgence)
- Assurer le bon fonctionnement des équipements
- Suivre les différents intervenants et/ou prestataires sur le plan organisationnel
Savoir-être
- Patient, souriant, avenant
- Sens du service public, respect de la confidentialité
- Organisé, sens des priorités et bonne adaptation
- Diplomatie
- Etre force de proposition
DATE LIMITE : 21 novembre
