Assistant administratif / Assistante administrative

Œuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ'ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondation Energies pour le Monde (Fondem, Fondation Reconnue d'Utilité Publique, 9 personnes) recherchent leur assistant.e administratif.ve et d'accueil.

1- MISSIONS PRINCIPALES

- Accueillir les visiteurs : Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d'accueil) ;
- Gestion du courrier : archivage des doubles, affranchissement, y compris commandes et colis, impression de publipostages, affranchissement et envoi - Archivages courriers et bordereaux, NPAI ;
- Accueil prestataires externes, gestion de tâches récurrentes avec les prestataires (y compris La Poste, coursiers, téléphonie, copieur.) ; gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage ;
- Tenue de la base de données de contacts : entrée et mise à jour des contacts
- Dactylographie et mise en forme de certains documents (rapports, propositions, courriers)
- Remise de chèques
- Assistance au président et à la directrice générale pour la préparation et le suivi des Conseils d'administration et assemblées générales : envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d'une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu ; actualisation des membres du CA
- Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative
- Gestion des dossiers OPCO
- Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique

Spécifiquement pour OBSERV'ER
- Gestion des revues et ouvrages publiés : préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données) ; mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks
- Appui commercial en salon (de façon ponctuelle)

Spécifiquement pour la FONDEM
- Préparation du tableau de suivi des paiements et préparation des virements bimensuels
- Appui recrutement, publication fiche de poste
- Gestion de boîte mail générale ;

2 - COMPETENCES ET QUALIFICATIONS MINIMALES

- Formation Bac ou équivalent
- Expérience professionnelle de 2 ans minimum dans la gestion administrative de petites ou moyennes structures (ONG, associations, Fondations et/ou entreprises privées) ;

Compétences transverses
- Rigueur, autonomie ;
- Esprit d'initiative et d'organisation ;
- Très bon relationnel et capacités de représentation ;
- Polyvalence, capacité à rendre compte ;
- Excellente maîtrise des outils informatiques et Bureautique, Excel et Office en général ;

3 - CONDITIONS DU POSTE

Le poste proposé dispose des spécificités suivantes :
- Poste en CDD de 10 mois (dans le cadre d'un accroissement de l'activité), avec période d'essai. Possibilité de CDI.
- Statut Employé,
- Convention BET
- Poste en 4/5e réparti sur 2 structures (2 temps partiels) et sur 4 jours (28 heures);
- Poste basé au siège de la Fondem
- Avantages : transports Navigo à 50%, mutuelle (base prise en charge à 100% par l'employeur), Ticket restaurant 9€ pris en charge à 55%;
- Date de début du contrat : 15 septembre 2024
- Rémunération : entre 1500 et 1700€ bruts par mois pour un 4/5e selon profil

Supérieur hiérarchique : Responsable Administrative et Financière de la Fondem et Directrice pour Observ'ER
Management direct : n/a

4 - RECRUTEMENT

Merci d'envoyer votre CV et une lettre de motivation par mail à l'adresse suivante : amanda.buet@energies-renouvelables.org
Echéance de l'offre : le 14 juillet 2024
Avec la référence « ADMIN - VotreNom» dans l'objet du mail et dans le nom du CV et LM. Toute candidature incomplète ne sera pas considérée.
NB : Seuls les candidats sélectionnés pour le 1er entretien seront contactés, merci de ne pas appeler.