informations générales
Bouches-du-Rhône
Nous recrutons un Assistant Administratif pour notre agence d'Aix-en-Provence.
Sous la responsabilité fonctionnelle du Coordinateur Administratif, vous rejoignez notre pôle « Service » et aurez en charge les missions suivantes (sans que cela soit exhaustif) :
- Préparer et envoyer les devis, en assurer le suivi,
- Effectuer la gestion administrative des activités de maintenance (préparation des plannings de passage des techniciens, activation des cartes SIM des appareils, mise à jour des fiches clients...)
- Etablir et/ou traiter les bons d'intervention
- Saisir les informations relatives aux contrats de maintenance (nouveaux contrats, avenants et résiliations) dans le logiciel, en effectuer le suivi,
- Traiter les demandes d'envoi de factures clients et avoirs, en assurer le suivi,
- Participer au recouvrement des factures échues (relances clients)
- Préparer les informations nécessaires au suivi des activités (reporting),
- Accompagner le service commercial dans la réponse aux appels d'offres publics et privés (envoi des offres et des devis, classement, archivage...)
- Gérer et traiter les demandes d'intervention ou d'assistance des usagers, des syndics, des bailleurs, en collaboration avec le service opérationnel
- Réaliser l'accueil téléphonique, physique et par mail des clients/prospects,
- Contribuer aux diverses tâches administratives incombant au service.
Profil recherché : vous êtes issu d'une formation BAC à BAC+2 en gestion administration, assistanat... Vous bénéficiez au minimum d'une première en assistanat administratif et/ou commercial, au sein d'un service après-vente ou d'un syndic de copropriété.
Vous avez une bonne maîtrise de l'outil informatique et bureautique (Word et Excel).
Vous êtes reconnu pour votre réactivité, votre curiosité et votre rigueur. Votre sens du service et votre disponibilité seront indispensables pour la bonne tenue de ce poste, ainsi que d'excellentes qualités relationnelles.
La rémunération sera à convenir selon votre profil + 13ème mois + titres restaurant + mutuelle & prévoyance + prime d'ancienneté (à partir de 3 ans d'ancienneté) + congé(s) payé(s) supplémentaire(s) (à partir de 2 ans d'ancienneté) + prime transport pour l'année 2024 (prise en charge de 70% de l'abonnement transports en commun ou indemnité carburant ou indemnité kilométrique mobilité douce) + participation aux bénéfices.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSous la responsabilité fonctionnelle du Coordinateur Administratif, vous rejoignez notre pôle « Service » et aurez en charge les missions suivantes (sans que cela soit exhaustif) :
- Préparer et envoyer les devis, en assurer le suivi,
- Effectuer la gestion administrative des activités de maintenance (préparation des plannings de passage des techniciens, activation des cartes SIM des appareils, mise à jour des fiches clients...)
- Etablir et/ou traiter les bons d'intervention
- Saisir les informations relatives aux contrats de maintenance (nouveaux contrats, avenants et résiliations) dans le logiciel, en effectuer le suivi,
- Traiter les demandes d'envoi de factures clients et avoirs, en assurer le suivi,
- Participer au recouvrement des factures échues (relances clients)
- Préparer les informations nécessaires au suivi des activités (reporting),
- Accompagner le service commercial dans la réponse aux appels d'offres publics et privés (envoi des offres et des devis, classement, archivage...)
- Gérer et traiter les demandes d'intervention ou d'assistance des usagers, des syndics, des bailleurs, en collaboration avec le service opérationnel
- Réaliser l'accueil téléphonique, physique et par mail des clients/prospects,
- Contribuer aux diverses tâches administratives incombant au service.
Profil recherché : vous êtes issu d'une formation BAC à BAC+2 en gestion administration, assistanat... Vous bénéficiez au minimum d'une première en assistanat administratif et/ou commercial, au sein d'un service après-vente ou d'un syndic de copropriété.
Vous avez une bonne maîtrise de l'outil informatique et bureautique (Word et Excel).
Vous êtes reconnu pour votre réactivité, votre curiosité et votre rigueur. Votre sens du service et votre disponibilité seront indispensables pour la bonne tenue de ce poste, ainsi que d'excellentes qualités relationnelles.
La rémunération sera à convenir selon votre profil + 13ème mois + titres restaurant + mutuelle & prévoyance + prime d'ancienneté (à partir de 3 ans d'ancienneté) + congé(s) payé(s) supplémentaire(s) (à partir de 2 ans d'ancienneté) + prime transport pour l'année 2024 (prise en charge de 70% de l'abonnement transports en commun ou indemnité carburant ou indemnité kilométrique mobilité douce) + participation aux bénéfices.
