Assistant administratif / Assistante administrative

Au sein du Pôle Service-Clients, vous serez garant(e) de la qualité des services d'accueil de l'établissement, à travers 2 grandes missions traitées distinctement (et non simultanément) grâce au binôme que vous constituerez avec une autre personne :

1)Accueil physique et téléphonique (50%)
- Accueil physique et Enregistrement des visiteurs
- Accueil téléphonique (de professionnels et de particuliers : sociétaires, sinistrés, partenaires, collaborateurs,.) / Tenue du standard avec transfert des appels vers les interlocuteurs appropriés
- Tenue de statistiques sur les appels téléphoniques réceptionnés

2) Assistanat administratif (50%)
Préparation administrative de l'instruction de dossiers de sinistres
- Traitement des déclarations réceptionnées par courriel ou courrier postal
- Analyse des déclarations de sinistres réceptionnées et Affectation à l'un de conseillers(ères) en fonction de la charge de travail des uns et des autres
- Aide à l'organisation de réunions internes et autres événements (internes ou externes) : réservation de salles, lancement des invitations, relance
- Planification d'agendas des équipes
- Gestion des courriers postaux réceptionnés (ouverture, scannérisation et dispatch interne)
- Archivage et Désarchivage
- Travaux bureautiques diverses
- Tenue de tableaux de bord sous Excel

A noter : -
Vous travaillerez en binôme afin d'assurer ces 2 missions de façon distincte (= lorsque vous serez dédié(e) aux missions d'assistanat, vous serez isolé(e) de l'espace accueil)
- Votre double mission implique un rôle important d'interface entre interlocuteurs externes (les
sociétaires,.) et internes (les collaborateurs(trices) des différents services)

PROFIL REQUIS

De niveau Bac mini, votre parcours professionnel et votre personnalité attestent votre capacité à assurer les missions prévues avec efficacité.

Vous justifiez donc d'une expérience réussie à des postes à consonnance administrative et relationclients, de préférence en accueil

Et vous répondez avant tout aux qualités suivantes :
- Excellente présentation et élocution / être une personne souriante, dynamique et accueillante
- Sens aïgu de l'accueil et du service-clients
- Grand sens de l'organisation
- Rigueur administrative
- Polyvalence, Agilité, Adaptabilité / Capacités à gérer plusieurs choses en même temps, à traiter les priorités, à gérer absorber et à traiter simultanément une forte charge de travail (bonne gestion du stress)
- Sens de l'analyse
- Aisance dans un rôle d'interface
- Sens du travail en équipe, Aisance dans un travail en binôme

Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, PowerPoint, Outlook

Vous avez une bonne aisance rédactionnelle / parfaite maîtrise de l'orthographe-grammaire-syntaxe

Vous avez un intérêt pour l'environnement Assurance / Prévoyance (idéalement une expérience dans ce domaine)

Vous n'avez pas de contraintes par rapport aux horaires de travail fixes prévus

Travail du lundi au vendredi
Horaires : 08H30-12H00 et 13H30-17H30 / pas de télétravail
Salaire indicatif : 2000 brut / mois selon profil + 13ème mois + TR + diverses primes et avantages
Date de démarrage : début Juin 2025