Assistant administratif / Assistante administrative

ACCUEILLIR, INFORMER ET ORIENTER SUR TOUS LES CANAUX (PHYSIQUE et TÉLÉPHONIQUE)

Accueille, informe et oriente les visiteurs vers le bon interlocuteur et/ou le bon service
Réceptionne, traite et/ou oriente les appels téléphoniques, courriers et courriels vers le bon interlocuteur et/ou le bon service
Gère le planning de réservation des salles de réunions
Organise la veille documentaire de l'espace accueil

- ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE

Assure le secrétariat de la structure (rédaction courrier, mails )
Gère les rendez-vous de la structure.
Réalise le traitement et le suivi des dossiers confiés
Tient à jour les tableaux de bord
Assure l'organisation des réunions (salle, reproduction des dossiers, convocation, envoi des ordres du jour )
Participe à des réunions (prises de notes, rédactions des comptes rendus )
Réalise les travaux bureautiques dans le cadre de la préparation des bureaux, assemblées statutaires
Assure le classement et archivage des dossiers
Assure la liaison avec les autres services.

GESTION LOGISTIQUE

Prépare et organise les conditions logistiques des projets évènementiels
Contrôle l'état des stocks et recense les besoins en approvisionnement de son service
Réalise et suit les commandes en fonction des besoins de son service


Des déplacements sont à prévoir sur le site de Beauvais (1 fois par semaine).
Un temps de formation pour la prise de poste est prévue sur notre agence de Lille. (1 seule journée)