informations générales
Coutances
Placé(e) sous l'autorité de la Coordinatrice Stratégique du Projet Educatif Social Local (PESL), l'assistant(e) administratif(ve) assurera :
- L'instruction et le suivi des subventions associatives de la demande à la notification
- Le suivi administratif du service
Vous aurez en charge les missions suivantes :
Instructions des dossiers de demandes de subventions tous secteurs confondus (environ 100-120 dossiers)
- Organisation de la mise en ligne de la campagne de subvention
- Accompagnement des porteurs de projets (téléphonique notamment) et aide à la complétude
- Vérification de la complétude des dossiers et saisie des données d'analyse (budgets, projets .)
- Enregistrement des dossiers et envoi des accusés de réception
- Complétude des tableaux de synthèse en lien avec la coordination stratégique du PESL
- Rédaction de la délibération finale d'attribution
- Rédaction et envoi des courriers de notification de l'ensemble des subventions accordées ou non
- Suivi des mandatements en collaboration avec le service financier
Assurer l'accueil et le secrétariat du service
- Accueil téléphonique du service
- Recevoir les demandes et les orienter auprès des coordinations concernées
- Gestion de la messagerie, du courrier et des parapheurs.
- Organisation de réunions, gestion des agendas et des réservations .
- Assurer le suivi des signatures des documents du service et leur transmission aux partenaires notamment les dossiers de la Caisse d'Allocations Familiales
- Rédaction de comptes rendus de réunions, édition de documents, .
- Préparation, mise en forme et édition de documents, classement, archivage
- Gestion de la logistique du service, des fournitures administratives et bureautiques
CONDITIONS DU POSTE
- Travail en bureau
- Autonomie très forte
- Permis B souhaité
- Possibilité de télétravail
DIPLOME REQUIS / EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
- Titulaire d'un diplôme dans le cadre de la gestion administrative et/ou expérience sur un poste similaire
COMPETENCES
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et de l'environnement institutionnel
- Connaissance des procédures administratives
- Connaissance des enjeux du monde associatif
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques et secrétariat (Word, Excel, Powerpoint.), messagerie, Internet, tri, archivage
- Qualités rédactionnelles
- Savoir analyser et synthétiser des dossiers
- Savoir rédiger des documents administratifs (délibérations, courriers .)
- Maîtrise des techniques de communication orales et écrites
- Savoir gérer son temps et les priorités
Savoir-être
- Sens du service public, du contact, du travail en équipe et des dynamiques collectives
- Sensibilité aux enjeux de la cohésion sociale et des politiques en lien avec la population
- Rigueur et sens du détail
- Savoir travailler en autonomie et rendre compte
- Qualités relationnelles et dynamisme
- Grande polyvalence, sens de l'organisation, réactivité
- Curiosité
- Savoir analyser une situation, enregistrer l'information, transmettre la demande
- Discrétion, respect la confidentialité, réserve
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- Le suivi administratif du service
Vous aurez en charge les missions suivantes :
Instructions des dossiers de demandes de subventions tous secteurs confondus (environ 100-120 dossiers)
- Organisation de la mise en ligne de la campagne de subvention
- Accompagnement des porteurs de projets (téléphonique notamment) et aide à la complétude
- Vérification de la complétude des dossiers et saisie des données d'analyse (budgets, projets .)
- Enregistrement des dossiers et envoi des accusés de réception
- Complétude des tableaux de synthèse en lien avec la coordination stratégique du PESL
- Rédaction de la délibération finale d'attribution
- Rédaction et envoi des courriers de notification de l'ensemble des subventions accordées ou non
- Suivi des mandatements en collaboration avec le service financier
Assurer l'accueil et le secrétariat du service
- Accueil téléphonique du service
- Recevoir les demandes et les orienter auprès des coordinations concernées
- Gestion de la messagerie, du courrier et des parapheurs.
- Organisation de réunions, gestion des agendas et des réservations .
- Assurer le suivi des signatures des documents du service et leur transmission aux partenaires notamment les dossiers de la Caisse d'Allocations Familiales
- Rédaction de comptes rendus de réunions, édition de documents, .
- Préparation, mise en forme et édition de documents, classement, archivage
- Gestion de la logistique du service, des fournitures administratives et bureautiques
CONDITIONS DU POSTE
- Travail en bureau
- Autonomie très forte
- Permis B souhaité
- Possibilité de télétravail
DIPLOME REQUIS / EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
- Titulaire d'un diplôme dans le cadre de la gestion administrative et/ou expérience sur un poste similaire
COMPETENCES
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et de l'environnement institutionnel
- Connaissance des procédures administratives
- Connaissance des enjeux du monde associatif
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques et secrétariat (Word, Excel, Powerpoint.), messagerie, Internet, tri, archivage
- Qualités rédactionnelles
- Savoir analyser et synthétiser des dossiers
- Savoir rédiger des documents administratifs (délibérations, courriers .)
- Maîtrise des techniques de communication orales et écrites
- Savoir gérer son temps et les priorités
Savoir-être
- Sens du service public, du contact, du travail en équipe et des dynamiques collectives
- Sensibilité aux enjeux de la cohésion sociale et des politiques en lien avec la population
- Rigueur et sens du détail
- Savoir travailler en autonomie et rendre compte
- Qualités relationnelles et dynamisme
- Grande polyvalence, sens de l'organisation, réactivité
- Curiosité
- Savoir analyser une situation, enregistrer l'information, transmettre la demande
- Discrétion, respect la confidentialité, réserve
