Assistant administratif / Assistante administrative

Acteur majeur de l'éducation populaire et de la lutte contre l'exclusion sociale, la Fédération Départementale de
la Ligue de l'Enseignement de Mayotte développe un projet éducatif et social, favorisant l'accès à l'éducation
pour tous, à la culture, au numérique, au sport, aux vacances et aux loisirs. En collaboration avec les partenaires
institutionnels et associatifs, elle anime et regroupe dans le département un réseau de plusieurs associations
locales.
Placé(e) sous la responsabilité de la Déléguée Générale, elle/il a un rôle clé dans la gestion des activités
quotidiennes de la structure. Il intervient sur l'ensemble des affaires courantes liées aux fonctionnements de la
fédération afin de faire gagner du temps et en efficacité. Ses missions sont variées et recouvrent plusieurs
domaines, principalement administratifs et financiers.
GESTION ADMINISTRATIVE
o Accueil : Accueillir les visiteurs, partenaires et usagers ; assurer le suivi de la correspondance
(courriers, courriels) et les appels téléphoniques ; orienter le public vers les interlocuteurs
appropriés
o Gestion de l'agenda : Suivre les réunions et rendez-vous des collaborateurs ; organiser les
déplacements des responsables ; centraliser les informations
o Rédaction et suivi de documents : Rédiger, classer et archiver des documents administratifs
(conventions, rapports, comptes rendus, contrats, courriers)
o Gestion des fournitures et du matériel : Passer des commandes de matériel, vérifier les
livraisons et suivre l'inventaire ; organiser la gestion des contrats de maintenance bureautique
o Suivi administratif des projets : Suivre les dossiers de subventions auprès des collectivités, des
services de l'État et autres partenaires
GESTION FINANCIERE
o Comptabilité courante : Saisie des écritures comptables, suivi des recettes et des dépenses,
gestion des factures fournisseurs et des notes de frais
o Elaboration des budgets : Participer à la préparation et au suivi des budgets en collaboration avec
la direction et le trésorier
o Suivi des paiements : Assurer le suivi des paiements des adhérents, subventions, dons,
fournisseurs et prestataires
o Relation avec le trésorier : Liaison pour les opérations bancaires courantes (versements,
virements, relevés)
o Préparation des paies : Fournir les éléments nécessaires pour la gestion de la paie en
collaboration avec le gestionnaire de paie
GESTION COMPTABLE
o Réceptionner, émettre et suivre les factures (relance des créances, émission des devis, préparation
des factures mensuelles)
o Contrôler et suivre la caisse et le fichier de caisse ; gérer les chèques pour les vacataires.
o Recueillir les notifications de subventions
o Suivre les versements des subventions
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
o Gérer les contrats de travail, le suivi des dossiers du personnel, et organiser la logistique des
recrutements et formations
o Préparer les contrats de travail pour les vacataires, volontaires en service civique
o Assurer le suivi administratif des feuilles de présence et congés, et archiver les documents
réglementaires
SOUTIEN A LA DIRECTION ET A L'EQUIPE
o Fournir un soutien administratif quotidien à la direction pour la préparation des documents
stratégiques ou des réunions de travail
o Faciliter la communication entre les différents pôles de la fédération
SUIVI DE LA FREQUENTATION DE LA STRUCTURE
o Collecter et suivre les données de fréquentation des pôles et mettre à jour les indicateurs et élaborer
des rapports mensuels ou trimestriels
o Gérer les documents légaux et administratifs liés à la structure recevant du public (autorisations,
certificats, affichages)
GESTION DES VEHICULES DE SERVICE
o Suivi des documents administratifs (assurances, contrôles techniques, immatriculations) et des
plannings d'entretien
o Vérification des factures