Assistant administratif / Assistante administrative

Le Centre de Formation des Apprentis de l'académie de Toulouse (CFAA) est une structure de l'Éducation nationale. Créé en 2016, il forme des jeunes en contrat d'apprentissage, au sein de 94 Unités de Formation par Apprentissage (UFA). Il est une entité du Groupement d'Intérêt Public - Formation et Certification pour l'Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) de Toulouse, créé en 2002 et chargé de mettre en œuvre un ensemble de services concourant à l'éducation et à la formation tout au long de la vie. Le CFA de l'académie de Toulouse est un CFA hors les murs qui s'appuie sur le réseau des lycées et lycées professionnels du secteur public de la Région Occitanie Ouest (ancienne région Midi-Pyrénées).

Gérer l'accueil physique et téléphonique des apprentis
Assurer l'accueil des apprentis (personnel référent),
Recevoir et traiter les demandes (téléphonique, mail, .),
Gérer les appels téléphoniques, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
Conseiller les usagers,
Suivi administratif sur le recrutement des apprentis, en liaison avec le DDFPT et le coordonnateur : GRC, pack entreprise, pack apprenti

Gérer administrativement le suivi des apprentis
Aide à l'élaboration du contrat d'apprentissage,
Transmettre le dossier d'inscription ou de réinscription à l'apprenti ainsi que le livret d'accueil,
Inscrire l'apprenti dans l'outil de l'EPLE
Saisie des EDT et des calendriers d'alternance,
Mise à jour des fiches apprentis sur Yparéo,
Générer et envoyer les comptes net-Yparéo des apprentis, des maîtres d'apprentissage et des formateurs,
Editer et envoyer les bulletins de classe + dépôt sur Yparéo,
Gérer les dossiers d'inscription des apprentis aux examens, gérer leur parcours en lien avec l'équipe pédagogique de l'UFA,
Informer périodiquement l'employeur de la situation de l'apprenti (absences, modification EDT.) par courrier ou mail et informer systématiquement les médiateurs,
Participer à la journée porte ouverte de l'UFA,
Gestion des demandes de permis des apprentis
Gestion des apprentis à l'internat,
Gestion des demandes de mini-stages,
Mettre à jour le logiciel de l'établissement concernant les données des apprentis,
Générer les différents documents administratifs : contrats pédagogiques, attestations de fin de formation, attestations d'acquis, les certificats d'apprentissage, conventions ordinateurs

Assurer le suivi administratif et financier de la formation
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires, gérer les appels, collecter les justificatifs,
Vérifier le dépôt des pièces administratives sur Yparéo par les formateurs, accompagner les formateurs, mettre à jour les fiches administratives,
Mettre à jour le fichier de suivi sur Sharepoint,
Mettre à jour les plannings formateurs/apprentis,
Blocage hebdomadaire des heures des formateurs,
Générer les avenants aux contrats de mission des formateurs,
Contrôler et éditer les états de service faits (heures FAF et HP),
Utiliser les outils informatiques de l'UFA et du CFAA (Yparéo, Sharepoint, portail Arena, Pronote),
Effectuer les tâches courantes de secrétariat (courrier, prise de note, compte rendu, mails, accueil physique.),
Soutien administratif quant à l'organisation matérielle des examens en lien avec le DDFPT,
Générer les recueils d'informations pour différentes enquêtes
Saisir les résultats aux examens

Démarche Qualité
Participer à la mise en oeuvre de la démarche qualité du GIP-FCIP,
Réalisation des différentes enquêtes dans le cadre de la démarche qualité

Profil et conditions et lieu de travail
Catégorie B
Diplôme minimum requis : Bac
Type de contrat : CDD du 06 janvier 2025 au 31 août 2025
Quotité : 100%
Horaires : 1607 heures sur 5 jours pour un temps plein à répartir selon un planning
Poste basé sur deux établissements : Lycée Louis Vicat et Lycée Quercy Périgord (Souillac 46)