informations générales
Castres
Rattaché(e) au siège social et sous la direction du dirigeant, nous recherchons un/une assistant€ administratif(ve) qui aura pour missions :
1- Accueil et secrétariat :
- Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil et le standard téléphonique de la société
- Saisir et/ou rédiger les documents, courriers, notes, rapports
- Classer le courrier entrant et sortant matériellement ainsi que sur le logiciel de gestion documentaire
- Organiser le classement, classer, archiver
- Organiser et préparer les réunions
2-Gestion administrative :
- Mise à jour du logiciel métier GIMI
- Montage et suivi de dossier administratif en lien avec l'équipe commerciale
- Gestion de la conformité des dossiers ventes
- Préparation de dossier de réception en lien avec l'équipe technique (PV de réception, attestation de la règlementation thermique.)
- Saisie des factures, et des opérations comptables sur le logiciel GIMI
- Suivi et relance et paiements
- Archivage papier et numérique des pièces administratives
- Rédaction des comptes-rendus des réunions
- Suivi de contrat avec divers fournisseurs
- Suivi des informations concernant les éléments variables en lien avec le service paie (primes salariés, objectifs mensuels.)
- Réaliser un suivi d'activité mensuel (en lien avec le dirigeant)
3- Assurer une fonction d'alerte et d'interface :
- S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations
- Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
- Effectuer les relances nécessaires en interne/externe (échéance, informations à compléter.)
- Assurer le relais entre les différents services de la société
COMPETENCES REQUISES :
- Tenir à jour le tableau des activités (ventes, ouvertures chantiers, réceptions chantiers.),
- Suivre les attestations légales, assurances, préparer les notifications des Procès-Verbaux, des opérations préalables à la réception - Garantie de parfait Achèvement, levée de réserves.
- Plus globalement toute mission nécessaire à l'avancement des opérations
- Sens de l'organisation et de l'anticipation et de la gestion du temps
- Qualités relationnelles, sens de l'accueil et de la représentation de l'entreprise
Des connaissances dans le domaine de la construction de maisons individuelles seraient un plus.
Dans le cadre de sa mission, vous participez à la vie de la société, êtes force de proposition pour tout axe de progrès et mettez en application systématique les règles et procédures en vigueur.
Poste à pourvoir dès que possible
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1- Accueil et secrétariat :
- Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil et le standard téléphonique de la société
- Saisir et/ou rédiger les documents, courriers, notes, rapports
- Classer le courrier entrant et sortant matériellement ainsi que sur le logiciel de gestion documentaire
- Organiser le classement, classer, archiver
- Organiser et préparer les réunions
2-Gestion administrative :
- Mise à jour du logiciel métier GIMI
- Montage et suivi de dossier administratif en lien avec l'équipe commerciale
- Gestion de la conformité des dossiers ventes
- Préparation de dossier de réception en lien avec l'équipe technique (PV de réception, attestation de la règlementation thermique.)
- Saisie des factures, et des opérations comptables sur le logiciel GIMI
- Suivi et relance et paiements
- Archivage papier et numérique des pièces administratives
- Rédaction des comptes-rendus des réunions
- Suivi de contrat avec divers fournisseurs
- Suivi des informations concernant les éléments variables en lien avec le service paie (primes salariés, objectifs mensuels.)
- Réaliser un suivi d'activité mensuel (en lien avec le dirigeant)
3- Assurer une fonction d'alerte et d'interface :
- S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations
- Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
- Effectuer les relances nécessaires en interne/externe (échéance, informations à compléter.)
- Assurer le relais entre les différents services de la société
COMPETENCES REQUISES :
- Tenir à jour le tableau des activités (ventes, ouvertures chantiers, réceptions chantiers.),
- Suivre les attestations légales, assurances, préparer les notifications des Procès-Verbaux, des opérations préalables à la réception - Garantie de parfait Achèvement, levée de réserves.
- Plus globalement toute mission nécessaire à l'avancement des opérations
- Sens de l'organisation et de l'anticipation et de la gestion du temps
- Qualités relationnelles, sens de l'accueil et de la représentation de l'entreprise
Des connaissances dans le domaine de la construction de maisons individuelles seraient un plus.
Dans le cadre de sa mission, vous participez à la vie de la société, êtes force de proposition pour tout axe de progrès et mettez en application systématique les règles et procédures en vigueur.
Poste à pourvoir dès que possible
