informations générales
L'assistant administratif participe à l'accueil et l'accompagnement des personnes en situation d'handicap, en contribuant à sa qualité par son écoute, et son aide par ses réponses ; de même pour l'accueil des personnes et des salariés tout en préservant les fonctions de chacun.
Sous l'autorité du directeur, il est responsable de l'accueil, des tâches administratives et de l'acheminement des informations. Le poste d'assistant administratif est réparti sur les 4 structures : le FAM, le foyer de vie, foyer d'hébergement et centre d'activité de jour.
Dans ce cadre de la gestion administrative et des dossiers des usagers, vous :
- tenez le standard téléphonique, assurez l'accueil physique des visiteurs ;
- gérez le courrier entrant et sortant ;
- assurez le suivi du calendrier du directeur et la rédaction des courriers émanant de lui ;
- assurez la gestion quotidienne des dossiers des usagers sur le logiciel IMAGO-DU (prendre contact avec les familles pour obtenir les documents manquants) ;
- élaborez et suivez les tableaux de présence des résidents : absences, vacances, hospitalisations ;
- suivez les demandes et les renouvellements des dossiers MDPH et aide sociale des personnes accueillies.
Dans le cadre de la gestion des tâches économats, vous :
- participez à l'élaboration de la facturation auprès du département et auprès des familles ;
- transmettez au siège de tous les éléments comptables pour l'établissement des comptes administratifs ;
- suivez le plan d'investissement : demande de devis ;
- participez à la gestion des fournisseurs : commandes, factures, livraisons, réclamations ;
- participez à la gestion de la caisse.
Diplômes requis
BTS/ DUT en assistant de direction
ou diplôme équivalent
Vous avez :
Minimum 2 ans d'expérience dans un poste similaire et d'une bonne connaissance du secteur du handicap ;
Bonne connaissance des outils bureautiques Pack Office (Excel, Word, Publisher );
Bon niveau d'orthographe et qualités rédactionnelles ;
Fortes qualités relationnelles pour communiquer avec les professionnels des résidents et des familles.
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Dans ce cadre de la gestion administrative et des dossiers des usagers, vous :
- tenez le standard téléphonique, assurez l'accueil physique des visiteurs ;
- gérez le courrier entrant et sortant ;
- assurez le suivi du calendrier du directeur et la rédaction des courriers émanant de lui ;
- assurez la gestion quotidienne des dossiers des usagers sur le logiciel IMAGO-DU (prendre contact avec les familles pour obtenir les documents manquants) ;
- élaborez et suivez les tableaux de présence des résidents : absences, vacances, hospitalisations ;
- suivez les demandes et les renouvellements des dossiers MDPH et aide sociale des personnes accueillies.
Dans le cadre de la gestion des tâches économats, vous :
- participez à l'élaboration de la facturation auprès du département et auprès des familles ;
- transmettez au siège de tous les éléments comptables pour l'établissement des comptes administratifs ;
- suivez le plan d'investissement : demande de devis ;
- participez à la gestion des fournisseurs : commandes, factures, livraisons, réclamations ;
- participez à la gestion de la caisse.
Diplômes requis
BTS/ DUT en assistant de direction
ou diplôme équivalent
Vous avez :
Minimum 2 ans d'expérience dans un poste similaire et d'une bonne connaissance du secteur du handicap ;
Bonne connaissance des outils bureautiques Pack Office (Excel, Word, Publisher );
Bon niveau d'orthographe et qualités rédactionnelles ;
Fortes qualités relationnelles pour communiquer avec les professionnels des résidents et des familles.
