Assistant administratif / Assistante administrative

Gestion administrative :
- Assurer le secrétariat et les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service,
- Accueillir et renseigner les collaborateurs du service et de l'entreprise,
- Assurer un assistanat partagé entre plusieurs managers ou juristes,
- Suivre et traiter les factures,
- Gérer les convocations aux réunions et évènements et organiser des déplacements.

Gestion et suivi des dossiers juridiques :
- Actualiser les bases de données du service et administrer les logiciels,
- Contribuer à maintenir les informations et les dossiers à jour et accessibles,
- Préparer et suivre les dossiers juridiques,
- Rechercher, sélectionner les informations permettant les prises de décision et la mise en œuvre des formalités juridiques,
- Suivre les dossiers (cohérence, progression, conclusion) et les échéances calendaires internes et externes notamment pour les reporting et les contentieux.

Rédaction et communication :
- Préparer la mise en forme des formalités administratives et des procédures juridiques, sous le contrôle de juristes,
- Assurer ou suivre les procédures juridiques,
- Rédiger certains actes juridiques, notes et procédures,
- Rédiger ou modifier certains actes juridiques et la newsletter juridique, sous le contrôle de juristes,
- Élaborer des comptes rendus, notes de synthèse, et présentations professionnelles.

Classement et archivage :
- Rassembler et classer les éléments constitutifs des dossiers,
- Assurer l'archivage approprié des documents.