informations générales
Saint-André-de-la-Roche
L'assistant administratif réalise les tâches suivantes en collaboration avec les différents acteurs de la communauté : intervenante sociale, équipe responsables et adjoints, équipe comptable, présidence.
Secrétariat administratif
- Enregistre, traite et archive courriers, courriels et dossiers de la communauté
- Réalise des travaux de frappe (courriers, tableaux, comptes-rendus...)
- Assure l'accueil téléphonique et physique des prestataires
- Réalise les commandes (notamment de fournitures administratives et de produits d'hygiène) et les réservations pour les déplacements des compagnons, salariés et bénévoles
- Assure le lien avec les clients, les fournisseurs et le Mouvement Emmaüs
- Collabore avec l'association pour la mise en place et le suivi de contrats, la recherche de nouveaux fournisseurs et prestataires
- Assure le suivi de la flotte des véhicules (immatriculation, assurance, réparations, contrôles techniques) et assistance sur le suivi des carnets d'entretien
- Assure une veille réglementaire
Secrétariat comptable (Temps hebdomadaire : 8 heures environ)
- Saisit les ventes journalières des espaces de ventes dans un document Excel
- Réalise les scans des factures fournisseurs reçues en format papier, et les scans des notes de frais (transmises en PDF par les responsables)
- Transfère à la comptabilité toutes les factures reçues en PDF + celles scannées
- Prépare les virements financiers avant leur validation par la Présidente
Secrétariat social :
- Transmet les éléments de paie des salariés de l'association au service social comptable du cabinet « Némo-Conseil » ainsi que les éléments concernant les congés et arrêts de travail,
- Assure le suivi des visites médicales des personnels salariés,
- Assure le suivi des formations des personnels salariés
Compétences
- Bonne connaissance des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel.)
- Capacité à créer et suivre des dossiers
- Maîtrise de la méthodologie de classement et d'archivage
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
Savoir Être
- Capacité à organiser et à coordonner
- Capacité à travailler en relative autonomie avec rigueur
- Capacité relationnelle et sens du travail en équipe
- Respect de la confidentialité
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- Enregistre, traite et archive courriers, courriels et dossiers de la communauté
- Réalise des travaux de frappe (courriers, tableaux, comptes-rendus...)
- Assure l'accueil téléphonique et physique des prestataires
- Réalise les commandes (notamment de fournitures administratives et de produits d'hygiène) et les réservations pour les déplacements des compagnons, salariés et bénévoles
- Assure le lien avec les clients, les fournisseurs et le Mouvement Emmaüs
- Collabore avec l'association pour la mise en place et le suivi de contrats, la recherche de nouveaux fournisseurs et prestataires
- Assure le suivi de la flotte des véhicules (immatriculation, assurance, réparations, contrôles techniques) et assistance sur le suivi des carnets d'entretien
- Assure une veille réglementaire
Secrétariat comptable (Temps hebdomadaire : 8 heures environ)
- Saisit les ventes journalières des espaces de ventes dans un document Excel
- Réalise les scans des factures fournisseurs reçues en format papier, et les scans des notes de frais (transmises en PDF par les responsables)
- Transfère à la comptabilité toutes les factures reçues en PDF + celles scannées
- Prépare les virements financiers avant leur validation par la Présidente
Secrétariat social :
- Transmet les éléments de paie des salariés de l'association au service social comptable du cabinet « Némo-Conseil » ainsi que les éléments concernant les congés et arrêts de travail,
- Assure le suivi des visites médicales des personnels salariés,
- Assure le suivi des formations des personnels salariés
Compétences
- Bonne connaissance des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel.)
- Capacité à créer et suivre des dossiers
- Maîtrise de la méthodologie de classement et d'archivage
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
Savoir Être
- Capacité à organiser et à coordonner
- Capacité à travailler en relative autonomie avec rigueur
- Capacité relationnelle et sens du travail en équipe
- Respect de la confidentialité
