informations générales
Mamoudzou
Description
Placé sous la responsabilité du Chef de service, l'Assistant(e) administratif(ve) veille au respect et à la mise en application des règles de suivi administratif nécessaires au bon déroulement du Projet. Il/elle est en charge du secrétariat et du suivi des documents liés à la réalisation de l'activité.
Il/elle collabore étroitement avec l'ensemble des membres du service afin de répondre aux obligations administratives qui découlent du Projet. Il/elle communique aux fonctions supports les informations essentielles à sa conduite.
Activités principales*
- Animer l'accueil physique / téléphonique et orienter le public selon le besoin
- Gérer le secrétariat du service : archivage, courriers, agendas, organisation de réunions, rédaction de compte rendus.
- Veiller à la conformité des dossiers des participants
- Gestion des paiements des participants
- Relayer au chef de service et aux coordinateurs en cas de problématiques spécifiques
- Mettre à jour les tableaux de bords selon les procédures internes : factures, dossiers participants, gestion des fournitures, tableau des heures
- Respecter les procédures administratives du service et être capable de les expliquer à ses collaborateurs
- Proposer et mettre en place les outils nécessaires à l'optimisation du service
Niveau souhaité
BTS - Formation Assistanat administratif ou de direction & 1 an d'expérience sur un poste similaire
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Il/elle collabore étroitement avec l'ensemble des membres du service afin de répondre aux obligations administratives qui découlent du Projet. Il/elle communique aux fonctions supports les informations essentielles à sa conduite.
Activités principales*
- Animer l'accueil physique / téléphonique et orienter le public selon le besoin
- Gérer le secrétariat du service : archivage, courriers, agendas, organisation de réunions, rédaction de compte rendus.
- Veiller à la conformité des dossiers des participants
- Gestion des paiements des participants
- Relayer au chef de service et aux coordinateurs en cas de problématiques spécifiques
- Mettre à jour les tableaux de bords selon les procédures internes : factures, dossiers participants, gestion des fournitures, tableau des heures
- Respecter les procédures administratives du service et être capable de les expliquer à ses collaborateurs
- Proposer et mettre en place les outils nécessaires à l'optimisation du service
Niveau souhaité
BTS - Formation Assistanat administratif ou de direction & 1 an d'expérience sur un poste similaire
