informations générales
L'assistant-e de direction assiste la Secrétaire Générale, prend en charge l'ensemble des tâches administratives et de gestion courante sous la responsable de la Secrétaire Générale. L'assistant-e gère l'agenda, les prises de rendez-vous, la mise en place des réunions et assure le suivi des dossiers administratifs et comptables de la Fédération. L'assistant-e élabore les divers procès-verbaux statutaires et comptes rendus, gère les moyens généraux des locaux et assure l'accueil physique et téléphonique.
Appui à la Direction (Président, Secrétaire Générale, Présidents de spécialités) / Administration de la Fédération et des syndicats
- Prises de rendez-vous et gestion de l'agenda
- Traitement du courrier électronique et postal
- Organisation des déplacements
- Gestion des bases de données (CRM)
- Préparation des réunions
- Aide à la préparation des Négociation Annuelle Obligatoire
- Gestion des affichages obligatoires / rédaction du Document Unique
- Réception physique et téléphonique des dirigeants d'entreprises adhérentes, partenaires et institutionnels
- Prise de messages
- Traitement des commandes papèterie, traiteur, hôtel, déplacements.
- Gestion des salles et de l'entretien des locaux
Gestion statuaire
- Convocation des entreprises / adhérents
- Élaboration des dossiers, diaporamas
- Préparation des salles
- Rédaction des comptes-rendus
- Suivi de la base de données des mandats
- Modifications des statuts
- Réalisation des démarches administratives
Comptabilité
- Lien avec l'expertise comptable et le CAC
- Lien avec les établissements bancaires
- Mise en paiement des remboursements de frais
- Préparation des bulletins de salaire
- Elaboration des virements et/ou établissement des chèques
- Traitement et paiement des achats
- Suivi de la comptabilité et élaboration du bilan comptable en lien avec l'expertise
- Préparation des budgets prévisionnels et reporting FNTP
- Demande et suivi des budgets de fonctionnement et actions
- Suivi et gestion des congés , RTT et jours de repos
- Suivi des tickets restaurant
Travail le matin, du lundi au vendredi.
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- Aide à la préparation des Négociation Annuelle Obligatoire
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- Traitement des commandes papèterie, traiteur, hôtel, déplacements.
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Comptabilité
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- Elaboration des virements et/ou établissement des chèques
- Traitement et paiement des achats
- Suivi de la comptabilité et élaboration du bilan comptable en lien avec l'expertise
- Préparation des budgets prévisionnels et reporting FNTP
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