informations générales
Beausoleil
CDD
Vous serez rattaché(e) au cabinet du Maire.
Accueil du Cabinet du Maire :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs (administrés, élus, partenaires, associations, etc.).
- Assurer l'accueil des rendez-vous du Maire
- Réception et orientation des appels et messages téléphoniques
- Centraliser les informations sur la plateforme internet du Cabinet (Evernote) et diffuser ces éléments aux membres du Cabinet qui assurent le traitement, le suivi et le retour d'information au Maire
Secrétariat du Cabinet du Maire :
- Rédaction des courriers décès et naissances
- Enregistrement et diffusion du courrier sur le logiciel Maarch en cas d'absence de l'assistante administrative
- Traitement des courriers enregistrés traités (scan, mise à jour du logiciel, envoi postal ou dématérialisé) en cas d'absence de l'assistante administrative
- Reproduction, classement et archivage de documents administratifs
- Gestion des salles de réunion du cabinet en lien avec l'agenda du Maire
- Travail collaboratif avec les assistantes sur la tenue du tableau des manifestations de la ville
- Travail collaboratif sur la diffusion des invitations aux évènements de la ville et le suivi des présents
Secrétariat des élus :
- Diffusion de documents
- Gestion du planning des commissions et assemblées pour communication aux élus de la ville
- Gestion et suivi des parapheurs à la signature des élus (appeler les Elus, les accompagner durant la signature, s'assurer du retour des parapheurs aux services concernés)
- Gestion de la présence des élus aux différentes manifestations
- Diffusion des convocations aux réunions et conseils municipaux aux élus : établir la feuille de présence, appeler, envoyer des messages aux élus et recueillir les informations nécessaires, s'assurer du quorum
- Organiser les déplacements des élus (ordre de mission, toute réservation, etc.)
Protocole :
- Participation ponctuelle aux manifestations de la ville et aux évènements protocolaires en présence du Maire et du Cabinet
VOTRE PROFIL:
Connaissances:
- Maîtrise de l'outil informatique
- Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité
- Maîtrise des procédures administratives
- Sens du travail en équipe
Compétences:
- Compétences rédactionnelles
- Organisation, méthodologie, rigueur
- Faire preuve de discernement
- Capacité d'analyse, prise d'initiatives
- Réactivité et gestion du stress
- Autonomie et esprit d'initiative
Savoir-être:
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Souriant(e), ponctuel et disponible
- Qualités relationnelles, d'écoute
- Diplomatie, patience, tolérance
CONTRAINTES SPECIFIQUES DU POSTE:
- Adaptabilité
- Polyvalence
- Horaires : 10h - 18h30 du lundi au Jeudi et 17H30 vendredi
- Salaire: 1700€ net + tickets restaurant + Remboursement du transport à hauteur de 75%
Poste à pourvoir immédiatement
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAccueil du Cabinet du Maire :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs (administrés, élus, partenaires, associations, etc.).
- Assurer l'accueil des rendez-vous du Maire
- Réception et orientation des appels et messages téléphoniques
- Centraliser les informations sur la plateforme internet du Cabinet (Evernote) et diffuser ces éléments aux membres du Cabinet qui assurent le traitement, le suivi et le retour d'information au Maire
Secrétariat du Cabinet du Maire :
- Rédaction des courriers décès et naissances
- Enregistrement et diffusion du courrier sur le logiciel Maarch en cas d'absence de l'assistante administrative
- Traitement des courriers enregistrés traités (scan, mise à jour du logiciel, envoi postal ou dématérialisé) en cas d'absence de l'assistante administrative
- Reproduction, classement et archivage de documents administratifs
- Gestion des salles de réunion du cabinet en lien avec l'agenda du Maire
- Travail collaboratif avec les assistantes sur la tenue du tableau des manifestations de la ville
- Travail collaboratif sur la diffusion des invitations aux évènements de la ville et le suivi des présents
Secrétariat des élus :
- Diffusion de documents
- Gestion du planning des commissions et assemblées pour communication aux élus de la ville
- Gestion et suivi des parapheurs à la signature des élus (appeler les Elus, les accompagner durant la signature, s'assurer du retour des parapheurs aux services concernés)
- Gestion de la présence des élus aux différentes manifestations
- Diffusion des convocations aux réunions et conseils municipaux aux élus : établir la feuille de présence, appeler, envoyer des messages aux élus et recueillir les informations nécessaires, s'assurer du quorum
- Organiser les déplacements des élus (ordre de mission, toute réservation, etc.)
Protocole :
- Participation ponctuelle aux manifestations de la ville et aux évènements protocolaires en présence du Maire et du Cabinet
VOTRE PROFIL:
Connaissances:
- Maîtrise de l'outil informatique
- Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité
- Maîtrise des procédures administratives
- Sens du travail en équipe
Compétences:
- Compétences rédactionnelles
- Organisation, méthodologie, rigueur
- Faire preuve de discernement
- Capacité d'analyse, prise d'initiatives
- Réactivité et gestion du stress
- Autonomie et esprit d'initiative
Savoir-être:
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Souriant(e), ponctuel et disponible
- Qualités relationnelles, d'écoute
- Diplomatie, patience, tolérance
CONTRAINTES SPECIFIQUES DU POSTE:
- Adaptabilité
- Polyvalence
- Horaires : 10h - 18h30 du lundi au Jeudi et 17H30 vendredi
- Salaire: 1700€ net + tickets restaurant + Remboursement du transport à hauteur de 75%
Poste à pourvoir immédiatement
