informations générales
Bourgoin-Jallieu
La Communauté Professionnelle Territoriale de Santé des pays berjalliens a pour objectif de concourir à l'amélioration de la prise en charge des patients dans un souci de continuité, de cohérence, de qualité et de sécurité, par une meilleure coordination des acteurs qui la composent, au service de parcours de santé structurés, afin de répondre aux besoins de santé de la population locale.
L'équipe CPTS est composée de Bureau ; CA, Chargées de mission santé
L'assistant/e administratif/ve exerce ses fonctions sous la responsabilité hiérarchique du Bureau et de la chargée de mission Santé.
Missions et activités
L'agent administratif réalise toutes les tâches administratives de la CPTS et assure également l'accueil téléphonique et physique.
Mission 1 : Gestion administrative, comptable et opérationnelle
- Gérer les mails de la CPTS : tri, réponse aux demandes courantes, redirection vers les interlocuteurs concernés.
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (courriers, comptes rendus de réunions, rapports d'activité).
- Assurer le suivi et l'archivage des documents (contrats, conventions, PV de réunion).
- Gérer les agendas et organiser les réunions (convocations, préparation des supports, préparation des salles).
- Suivre les tableaux de bord et indicateurs de la CPTS.
- Appui comptable : suivi des factures, préparation des paiements, relances fournisseurs et suivi des subventions en lien avec le coordinateur et le trésorier. Établir et suivre les budgets.
Mission 2 : Appui à la gouvernance de la CPTS
- Participe à la promotion de la CPTS auprès des professionnels de santé, des structures et partenaires du territoire
- Encourager les adhésions au projet CPTS et la structuration De l'exercice coordonné
- Il peut être amené à représenter la CPTS, ou accompagner le Directeur ou coordonnateur de la CPTS dans les instances institutionnelles, territoriales (CLS, DAC,GHT, inter-CPTS et autres)
- Il assurer des reportings réguliers auprès du bureau de CPTS et la direction de la CPTS sur ses activités
Mission 3 : Animer la vie associative de la CPTS
- Il participe à la communication, aux activités de marketing, aux journées événementielles de la CPTS
- Il est force de proposition pour les outils à déployer
- Il participe aux réunions d'équipe et assure un feedback sur ses activités dans un esprit collectif
- Il participe à l'élaboration du rapport d'activité annuel de la CPTS
Mission 4 : Mettre en oeuvre le projet de la CPTS
- Au besoin, si la nécessité se présente, il organise, planifie, anime, rédige les comptes-rendus des groupes de travail
- Il réalise des enquêtes, recherche les données, tient compte du diagnostic territorial initial pour conduire ses projets
- Il vérifie la coordination des actions et la cohésion d'ensemble
- Déplacements sur le territoire (remboursement des frais Kilométriques).
- Disponibilité occasionnelle en soirée : présence lors des Assemblées Générales, des Conseils d'Administration (à minima trois fois par an).
COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Les « savoirs »
- Connaissance en gestion administrative et comptabilité
- Connaissance en communication, accueil
- Connaissances de la vie associative Les « savoir-faire »
- Qualités rédactionnelles, maitrise de l'orthographe
- Maitrise des outils bureautiques Les « savoir-être »
- Capacité d'écoute et relationnelle
- Capacité d'adaptation aux situations, à différents interlocuteurs
- Sens de l'organisation
- Rigueur, autonomie
Formation et expérience
-Diplôme en gestion administrative, secrétariat ou équivalent (Bac+2 minimum souhaité)
-Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la santé ou du médico-social
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L'assistant/e administratif/ve exerce ses fonctions sous la responsabilité hiérarchique du Bureau et de la chargée de mission Santé.
Missions et activités
L'agent administratif réalise toutes les tâches administratives de la CPTS et assure également l'accueil téléphonique et physique.
Mission 1 : Gestion administrative, comptable et opérationnelle
- Gérer les mails de la CPTS : tri, réponse aux demandes courantes, redirection vers les interlocuteurs concernés.
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (courriers, comptes rendus de réunions, rapports d'activité).
- Assurer le suivi et l'archivage des documents (contrats, conventions, PV de réunion).
- Gérer les agendas et organiser les réunions (convocations, préparation des supports, préparation des salles).
- Suivre les tableaux de bord et indicateurs de la CPTS.
- Appui comptable : suivi des factures, préparation des paiements, relances fournisseurs et suivi des subventions en lien avec le coordinateur et le trésorier. Établir et suivre les budgets.
Mission 2 : Appui à la gouvernance de la CPTS
- Participe à la promotion de la CPTS auprès des professionnels de santé, des structures et partenaires du territoire
- Encourager les adhésions au projet CPTS et la structuration De l'exercice coordonné
- Il peut être amené à représenter la CPTS, ou accompagner le Directeur ou coordonnateur de la CPTS dans les instances institutionnelles, territoriales (CLS, DAC,GHT, inter-CPTS et autres)
- Il assurer des reportings réguliers auprès du bureau de CPTS et la direction de la CPTS sur ses activités
Mission 3 : Animer la vie associative de la CPTS
- Il participe à la communication, aux activités de marketing, aux journées événementielles de la CPTS
- Il est force de proposition pour les outils à déployer
- Il participe aux réunions d'équipe et assure un feedback sur ses activités dans un esprit collectif
- Il participe à l'élaboration du rapport d'activité annuel de la CPTS
Mission 4 : Mettre en oeuvre le projet de la CPTS
- Au besoin, si la nécessité se présente, il organise, planifie, anime, rédige les comptes-rendus des groupes de travail
- Il réalise des enquêtes, recherche les données, tient compte du diagnostic territorial initial pour conduire ses projets
- Il vérifie la coordination des actions et la cohésion d'ensemble
- Déplacements sur le territoire (remboursement des frais Kilométriques).
- Disponibilité occasionnelle en soirée : présence lors des Assemblées Générales, des Conseils d'Administration (à minima trois fois par an).
COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Les « savoirs »
- Connaissance en gestion administrative et comptabilité
- Connaissance en communication, accueil
- Connaissances de la vie associative Les « savoir-faire »
- Qualités rédactionnelles, maitrise de l'orthographe
- Maitrise des outils bureautiques Les « savoir-être »
- Capacité d'écoute et relationnelle
- Capacité d'adaptation aux situations, à différents interlocuteurs
- Sens de l'organisation
- Rigueur, autonomie
Formation et expérience
-Diplôme en gestion administrative, secrétariat ou équivalent (Bac+2 minimum souhaité)
-Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la santé ou du médico-social
