Assistant administratif / Assistante administrative

Nous recherchons pour une agence de concepteurs-paysagistes basée à Nîmes à 10min à pied de la gare et des arènes.

Les principales missions confiées :

- La gestion, le suivi administratif et l'organisation générale de la structure (secrétariat gestion des courriers et des mails, des agendas partagés, des contrats de maitrise d'œuvre et d'études, de la facturation clients et fournisseurs, de la transmission des pièces au comptable...)
- L'assistance des chefs de projet dans La gestion et le suivi administratif de dossiers techniques (dans le cadre des suivis de chantier - établissement des OS, préparation des rapports d'analyse des offres, traitement des situations de travaux des entreprises, DGD, des documents EXE, etc)
- La participation au développement de l'activité (mise à jour du site internet, des références de l'entreprise, réponses aux appels d'offres publics : veille, établissement des pièces de la candidature, préparation des éléments de l'offre pour le chargé de projet, dépôt sur les plateformes dématérialisées.)
- Appels d'offres publics / développement :

Elaboration des dossiers administratifs de candidature ou d'offre ;
Suivi des offres (contact des partenaires, regroupement des pièces, envoi dématérialisé).
- Gestion facturation clients publics (Edition/Envoi/Relance)
- Vérification des Bulletins de salaires (2 salariés)
- Veille des appels d'offre
- Téléchargement des DCE
- Montage des dossiers administratifs des candidatures et offres
- Mise en page des notes méthodologiques (Word)
- Préparation des tableurs pour le chiffrage (Excel)
- Envoie par Démat (plateforme de dématérialisation)
- Très bonne maitrise d'excel (tableaux complexes)
- Connaissance des procédures de dématérialisation pour les Appels d'offre et la facturation


Détail des taches :

Secrétariat :

- Gestion du courrier et des mails - Accueil téléphonique
- Classement / Archivage
- Gestion de tous documents administratifs
- Gestion des agendas partagés (google/outlook)
- Gestion des fournitures de bureau (stock, commande et réception)

Gestion/Organisation :

- Mise à jour de tableau de bord d'activité (tableaux excel)
- Gestion facturation clients (Edition/Envoi/Relance) collectivités publiques sur Chorus
- Gestion factures fournisseurs (vérification/paiement)
- Transmission des pièces au cabinet comptable pour la réalisation du bilan et la déclaration de TVA