Assistant administratif / Assistante administrative

Nous recherchons dans le cadre d'un remplacement un(e) Assistant(e) Administratif et Technique (F/H), pour intégrer notre Unité Territoriale Littoral dont le site de proximité est sur Hyères.

L'Assistant Administratif et Technique (H/F) réalise les activités administratives et techniques en appui à l'équipe technique de l'Unité territoriale et en lien avec les Directions et services du siège, ainsi que les entreprises extérieures.

Les missions de l'Assistant Administratif et Technique (H/F) sont :

* Traiter des prestations commandées et planifiées :

- Assurer l'information auprès des locataires,
- Relancer les entreprises,
- Planifier les interventions (internes/externes),
- Suivre le contrôle de la prestation et relancer les entreprises.

* Assurer des missions administratives en appui des équipes techniques :

- Procéder au traitement de la facture après validation du technicien,
- Assurer le suivi administratif de l'ensemble des diagnostics et contribuer au reporting auprès de la Direction du patrimoine
- Assurer le suivi des dossiers sinistres en lien avec le responsable assurances
- Contribuer à l'organisation des réunions :
* Extraire les données chiffrées et contribuer à leur analyse
* Formaliser l'ordre du jour et le compte-rendu

* Mettre à jour les différents tableaux de suivi de l'activité technique

* Réaliser le secrétariat administratif et technique sur la cellule technique, le classement et la gestion numérique des documents pour le Responsable de Territoire, Responsable Proximité Territoriale et Techniciens

* Autres activités :

- Réaliser le secrétariat administratif, le traitement des courriers entrants et des mails de l'Unité territoriale ainsi que l'enregistrement
- Traiter les sollicitations des troubles de voisinage de premier niveau
- Enregistrement des chèques dans le bordereau qui sera ensuite transmis au siège