Assistant administratif / Assistante administrative

STRUCTURE :
L'association Enfance et Musique travaille sur l'éveil artistique et culturel du très jeune enfant : animation d'un centre de formation, réseau national d'acteurs de l'éveil artistique, secteur spectacle très jeune public.
Le poste est au sein du centre de formation : pluridisciplinaire (musique, danse, arts plastiques, littérature, etc.), il s'adresse à tous les professionnels (petite enfance, culture, médico-social, artistes, etc.) qui agissent ou souhaitent agir auprès des tout-petits.

POSTE :
Assistant(e) administratif(ve) du Centre de formation Enfance et Musique. Sous l'autorité de la directrice du centre de formation, la personne aura en charge le suivi administratif du centre de formation.

PRINCIPALES MISSIONS :

Accueil :
- Accueil téléphonique et physique
- Renseignement sur l'offre de formation et les conditions d'accès
- Analyse et transmission des messages si l'interlocuteur ne peut être joint
- Participation aux ouvertures des sessions de formations et accueil des participants

Suivi administratif des formations :

1/ Accueil téléphonique, mail/courrier, envoi de documentations

2/ Établissement des dossiers administratifs de formation :
- En lien avec la responsable du centre de formation, réception et étude des demandes de formation
- Transmission aux formateurs des demandes de formations sur mesure
- Élaboration et responsabilité de la gestion des documents obligatoires liés au parcours de formation : devis, conventions, convocations, attestations de suivi de formation, etc.
- Création et gestion du suivi des sessions de formation dans le logiciel de formation
- Saisie et actualisation de l'offre de formation sur les sites Internet de référencement des formations

3/ Échanges avec les formateurs :
- Suivi des actions de formation avec les formateurs et la responsable du centre de formation
- Gestion de la logistique concernant les déplacements des formateurs en province (réservations hôtel, billets de train, envoi de matériel pédagogique, réalisation des dossiers formateurs).
- Gestion du planning annuel des formateurs
- Traitement des notes de frais des formateurs

4/ Gestion du suivi en cours de formation et post-formation :
- Suivi et traitement de plusieurs dossiers de formation en parallèle
- Facturation des actions
- Classement et archivage des dossiers
- Gestion du suivi des processus liés à la certification Qualiopi

5/ Divers :
- Participation à des salons professionnels en Île-de-France ou en province (3 ou 4 fois par an).
- Participation à la vie générale de l'association en relation avec les collègues des autres secteurs pour un fonctionnement en cohérence avec le projet de la structure.

PROFIL RECHERCHÉ

Qualifications :
- Formation diplômante en secrétariat et/ou administration
- Expérience dans le domaine du secrétariat ou de l'administration d'au moins 3 ans
- Une expérience dans le secteur formation professionnelle et/ou associatif et/ou culturel serait un plus

Compétences :
- Maîtrise des outils informatiques (suite bureautique pack office, google workspace) et bonne adaptation aux nouveaux logiciels (logiciel de formation, portails publics de dépôts de factures)
- Qualité relationnelle en interne et avec les clients
- Savoir travailler en autonomie au sein d'une équipe
- Grande organisation, rigueur, efficacité.
- Savoir mener de front plusieurs dossiers, hiérarchiser les urgences, gérer les imprévus
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Goût du travail en équipe.
- Un intérêt pour les champs artistiques et petite enfance est le bienvenu

Horaires : lundi 8h30-13h 14h-18h, mardi 9h-13h 14h-18h, mercredi 9h-13h 14h-18h, jeudi 14h30-18h, vendredi 9h-13h 14h-18h. Soit 36h/semaine, dont 1h de rtt (soit 47h de rtt/an).
Congés : 5 semaines par an dont 3 obligatoirement en août aux dates de fermeture de l'association.
Avantages : chèques déjeuner, mutuelle, 50% pass navigo.