Assistant administratif / Assistante administrative

Missions principales de l'assistant administratif
- L'assistant administratif reçoit les appels téléphoniques,
- Accueille les visiteurs, répond aux clients et aux prestataires,
- Planifie des rendez-vous ou réunions.
- Il s'occupe également du courrier et du suivi des dossiers :
- Il envoie, trie, classe et archive.

Lieux d'exercice du métier de conseiller funéraire
- Travail de bureau

Activités de l'assistant administratif
- Filtrer les appels et les accueils physiques
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, ...
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de
salles, ...)
- Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages
électroniques
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier,
...)
- Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à
jour (tester la qualité des prestataires)
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au
classement des documents
- Préparer les plannings et certaines fiches de paie
- Préparer les instances et corriger les documents des entités, archiver les PV
- Réaliser la veille documentaire
- Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles
- Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des
recrutements et des formations
- Organiser et suivre les conditions d'exécution de conventions
- Mettre à jour la base documentaire en conformité avec les recommandations de la Direction,
en assurer l'utilisation conforme
- Effectuer toutes les missions de secrétariat et d'assistance administrative pour le compte de
la Direction et la Présidence
- Elaborer et Suivre en accord avec la Direction les tableaux de pilotage des activités
- Assurer l'ensemble des missions confiées par la Direction

Compétences et savoirs
- Expérience d'au moins un an dans un poste similaires
- Capacité relationnelle, bonne élocution,
- Capacité organisationnelle
- Capacité d'adaptabilité face aux différentes situations
- Capacité rédactionnelle
- Outils de bureautique (word, excel, power point)