Assistant administratif / Assistante administrative

Missions
« Apporter une assistance administrative des chantiers à nos filiales »
Notre société est dans le secteur du bâtiment et connaît une forte croissance. Nous avons un pôle travaux pour assister les filiales dans l'administration de leurs chantiers.
L'administration des chantiers passe par plusieurs vecteurs :
- Les flux entrants de l'extérieur
- Les demandes des filiales,
- Les commandes auprès des fournisseurs.
Les flux entrants de l'extérieur
Les flux entrants de l'extérieur sont dans nos différentes boîte de messagerie sous GMAIL. Cela nous permet de gérer :
- L'administration d'un chantier (Devis, OS, PV de réception)
- Les rendez-vous de chantiers
- Les comptes rendus voir éventuellement les alertes
- Les demandes de prévention (VIC, PGC, PPSPS)
- Les contrats avec nos sous-traitants
- L'administration de nos différents outils informatiques

Compétences requises :
- Rigueur et organisation : Les procédures à suivre sont écrites, Il faut tout lire jusqu'au bout
- Complétude : Aller jusqu'au bout de la démarche
- Sens des priorités
- Sens de la communication avec le PDG et les DG
Les demandes des filiales
Les demandes filiales sont regroupées dans un outil spécifique afin de permettre au Directeurs Généraux et leurs assistants de faire des demandes sur un chantier. Ces demandes sont de plusieurs types : Demande, Commande et Location.

Compétences requises :
- Réaction et organisation
- Sens de la communication avec le PDG et les DG
Les commandes auprès des fournisseurs
Les commandes auprès des fournisseurs sont réalisées avec nos outils informatiques (CODIAL , JLOGICIEL) pour rédiger et envoyer des commandes aux fournisseurs, en réponse aux demandes des filiales.
Compétences requises :
- Réaction et organisation
- Sens du commerce
- Sens de la communication avec les interlocuteurs de nos fournisseurs et interlocuteurs sur le terrain
Environnement :
- Travail de bureau situé à Igny
- Pas de déplacement sauf à titre exceptionnel
- 1 jour de télé-travail (option)
- 35h/semaine (8h30 - 16h30 et 1 heure de déjeuner)
- Ordinateur et smartphone

Compétences :
-
- Méthodique, organisé, rigoureux
- un caractère réactif et à l'écoute.
- Travailler en binome et faire preuve de réactivité pour assurer le bon déroulement du chantier, même en cas de difficulté ponctuelle.
- le sens des priorités et du respect des échéances ;
- Maîtrise des outils informatiques (Gmail, Word, Excel, PDF, etc)
- Bonne Expression écrite ainsi qu'un bon sens de la synthèse.
- Déplacement exceptionnel en voiture de services, Permis de conduire B exigé
- Expérience 1 an minimum
- Niveau : Bac+2 à Bac+3

Contrat
- SMIC
- Prise de poste : septembre 2025