informations générales
Paris
Soutien Facilities Management
- 5+ ans d'expérience requis
Assistance comptable et administrative
- 5+ ans d'expérience requis
- Utilisation de SAP pour la gestion des bons de commande
- Utilisation de SAP pour la gestion des factures clients et sous-traitants
- Création et gestion informatique de nouveaux sous-traitants
- Suivi et création de procédures administratives
Systèmes GMAO
- 1+ an(s) d'expérience utilisation Maximo requis
- Création et gestion de bons de travail
- Création et gestion de bons de commande
- Traitement des factures d'achat
Gestion bureautique
- 5+ ans d'expérience requis
Compétences essentielles
Langues
- Français courant C2 (écrit et parlé)
- Anglais excellent C1 (écrit et parlé)
- Espagnol bon B1 (écrit et parlé)
- D'autres langues sont bénéfiques
Polyvalence
- Capacité avérée à hiérarchiser les tâches
- Capacité à s'adapter rapidement et efficacement à de nouvelles tâches/situations
- Volonté de soutenir ou de couvrir des collègues, parfois sur d'autres sites et sans préavis
Tâches principales
- Supervision et coordination des services techniques
- Gestion bureautique
- Supervision et coordination des fournitures
- Gestion du service d'assistance des installations : attribuer et suivre toutes les demandes de service jusqu'à leur achèvement dans la zone de responsabilité
- Gestion des factures : télécharger, vérifier et envoyer au coordinateur RE&FM (services publics, fournisseurs, courrier, services supplémentaires, etc.)
- Réalisation du programme de maintenance préventive et corrective : tenir à jour les calendriers d'inspection et de maintenance, assurer le suivi des problèmes identifiés
- Gestion des demandes usagers (incidences, résolution de tâches mineures)
- Accueil visiteurs
- Coordination des activités quotidiennes des prestataires sur site, pour les bureaux et les sites dans la sous-région de responsabilité
- Enregistrement des données et documents du programme de maintenance
- Utilisation de la GMAO
- Point de contact avec l'administration de l'immeuble
- Gestion du service d'assistance des installations : attribuer et suivre toutes les demandes de service jusqu'à leur achèvement dans la zone de responsabilité
- Gestion des fournitures de bureau (café, eau, papeterie, supermarché, etc.) : stocker, demander et recevoir les livraisons
- Gestion des factures : télécharger, vérifier et envoyer au coordinateur RE&FM (services publics, fournisseurs, courrier, services supplémentaires, etc.)
- Coordination des activités quotidiennes des prestataires sur site, pour les bureaux et les sites de services dans la sous-région de responsabilité
- Fourniture du soutien administratif nécessaire à la coordination des services opérationnels (réquisitions, factures, etc.).
- Tenir à jour les calendriers d'inspection et d'entretien, en assurant le suivi de tout problème identifié
- Adoption d'une approche proactive et participation active à l'amélioration, à l'élaboration ou à la mise en œuvre de processus afin d'assurer la prestation efficace des services sur tous les sites
- Contact avec les clients et les autres parties prenantes et pour assurer l'alignement des attentes
- Contrôle des services sous la responsabilité de RE&FM (principalement, maintenance, nettoyage, etc.)
- Communication avec les bailleurs, dans le respect des directives RE&FM
- Gestion des commandes mensuelles, le suivi et les rapports de tous les articles de papeterie de bureau commandés
- Création de procédures administratives
- Faire preuve de discrétion dans toutes les transactions et se conformer aux règles et processus internes et externes relatifs à la confidentialité et à la protection des données
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- 5+ ans d'expérience requis
- Utilisation de SAP pour la gestion des bons de commande
- Utilisation de SAP pour la gestion des factures clients et sous-traitants
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Systèmes GMAO
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Gestion bureautique
- 5+ ans d'expérience requis
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Langues
- Français courant C2 (écrit et parlé)
- Anglais excellent C1 (écrit et parlé)
- Espagnol bon B1 (écrit et parlé)
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Polyvalence
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- Capacité à s'adapter rapidement et efficacement à de nouvelles tâches/situations
- Volonté de soutenir ou de couvrir des collègues, parfois sur d'autres sites et sans préavis
Tâches principales
- Supervision et coordination des services techniques
- Gestion bureautique
- Supervision et coordination des fournitures
- Gestion du service d'assistance des installations : attribuer et suivre toutes les demandes de service jusqu'à leur achèvement dans la zone de responsabilité
- Gestion des factures : télécharger, vérifier et envoyer au coordinateur RE&FM (services publics, fournisseurs, courrier, services supplémentaires, etc.)
- Réalisation du programme de maintenance préventive et corrective : tenir à jour les calendriers d'inspection et de maintenance, assurer le suivi des problèmes identifiés
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- Coordination des activités quotidiennes des prestataires sur site, pour les bureaux et les sites dans la sous-région de responsabilité
- Enregistrement des données et documents du programme de maintenance
- Utilisation de la GMAO
- Point de contact avec l'administration de l'immeuble
- Gestion du service d'assistance des installations : attribuer et suivre toutes les demandes de service jusqu'à leur achèvement dans la zone de responsabilité
- Gestion des fournitures de bureau (café, eau, papeterie, supermarché, etc.) : stocker, demander et recevoir les livraisons
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- Fourniture du soutien administratif nécessaire à la coordination des services opérationnels (réquisitions, factures, etc.).
- Tenir à jour les calendriers d'inspection et d'entretien, en assurant le suivi de tout problème identifié
- Adoption d'une approche proactive et participation active à l'amélioration, à l'élaboration ou à la mise en œuvre de processus afin d'assurer la prestation efficace des services sur tous les sites
- Contact avec les clients et les autres parties prenantes et pour assurer l'alignement des attentes
- Contrôle des services sous la responsabilité de RE&FM (principalement, maintenance, nettoyage, etc.)
- Communication avec les bailleurs, dans le respect des directives RE&FM
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- Faire preuve de discrétion dans toutes les transactions et se conformer aux règles et processus internes et externes relatifs à la confidentialité et à la protection des données
