Assistant administratif / Assistante administrative

Valence Romans Agglo est une Communauté d'agglomération regroupant 54 communes et 227 000 habitants.


Bienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l'esprit d'entreprendre.

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Poste
Remplacement d'un agent en congés maternité

1er décembre 2024 au 6 avril 2025


Placée sous la responsabilité de la responsable de l'Unité Administrative du service Enfance Jeunesse, vous assistez les responsables d'unité Vacances Loisirs et Animation Jeunesse dans le suivi administratif de leurs activités. Ainsi, vous assurez principalement les missions suivantes :


Participer au bon fonctionnement du service :


-Garantit la qualité des réponses apportées auprès des jeunes, des parents, des élus et partenaires, dans le cadre de demandes d'informations et/ ou d'inscriptions

-Soutient la préparation logistique de réunions, manifestations, projets et activités organisés par les unités du service

-Rappelle les informations importantes et transmet les messages

-Est en soutien des missions administratives du service Enfance Jeunesse en période d'activité soutenue (rédaction de courriers, comptes-rendus, soutien administratif aux unités Vacances Loisirs Information Prévention, Animation Jeunesse).



Effectuer le suivi administratif de l'activité des unités Vacances Loisirs et Animation Jeunesse :


-Est associé à l'élaboration de procédures organisationnelles pour les 2 unités, avec une prédominance Cap sur tes Vacances à la planification des tâches pour la mise en œuvre et le suivi des activités,

-Réalise les tâches administratives et de gestion au quotidien sur le logiciel NOE ; paramétrage des activités, pointage des présences, facturation des activités aux usagers.

-Prépare les documents que doivent avoir avec eux les animateurs lorsqu'ils encadrent des enfants ou des jeunes

-Réalise la frappe et la mise en page de courriers et prend en charge certaines tâches concernant la diffusion de la communication faite aux familles

-Organise le classement et l'archivage des dossiers papier et numérique et assure le classement

-Prépare les bilans : alimentation de tableaux de bord, documents supports, production et suivi de statistiques

-Est mandataire des régies de recettes pour les encaissements des participations des familles aux activités.

Profil
Profil recherché :

Maîtrise des logiciels de bureautique (pack Office), Outlook et de gestion des ALSH (NOE)
Maîtrise des techniques de secrétariat et d'accueil
Bonne expérience du travail organisationnel et de la planification des tâches
Connaissance du cadre réglementaire de la fonction publique territoriale et des politiques contractuelles initiées par la CAF fortement apprécié
Aisance écrite et orale
Discrétion et confidentialité
Autres informations
Conditions d'exercice :

Poste à temps complet
Remplacement congés maternité du 1er décembre 2024 au 6 avril 2025 cadre d'emplois des adjoints administratifs (catégorie C)
Recrutement statutaire, cadre d'emplois des adjoints administratifs (catégorie C)
Horaires de travail variant selon l'activité du service (temps forts avant et pendant les vacances scolaires)
Déplacements occasionnels sur le territoire de l'Agglo
Lieu de travail : Romans

Renseignements complémentaires :

Nathalie CHEVALLIER-CHETAIL, responsable administrative Enfance Jeunesse 04 75 72 84 54
Mathias GIRARD, Conseiller en recrutement et mobilité, 04 75 79 25 15

Transmettre CV + lettre de motivation avant le 15/11/2024