Assistant administratif / Assistante administrative

UN-E ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE Titulaire ou contractuel de droit public, cadre d'emploi des Adjoints administratifs territoriaux

Descriptif de l'emploi :
Rattaché à hauteur de 50% au Service commun Instruction du Droit des Sols et à 50% au Service Petite Enfance, vous avez la charge du secrétariat administratif.
Votre mission :
En lien avec Service commun Instruction du Droit des Sols, vous :
- Prenez en charge le secrétariat du service : répartition du courrier, mise sous pochette des dossiers (identifier le type d'autorisation d'urbanisme, la commune, le numéro de dossier, le nom du demandeur et la date de dépôt), préparer les sous-chemises et la fiche d'instruction, archivage des dossiers, enregistrement et classement des accusés de réception, envoi des courriers et arrêtés aux différents destinataires et vérifiez les signatures - Dans le logiciel métier, vous vérifiez l'enregistrement et la présence de dossier précédent, découpez les pièces pour les dossiers déposés en papier, enregistrez les accusés de réception
- Gérez la transmission SITADEL (export des dossiers à partir du logiciel, envoi)
- Réalisez et suivez l'inventaire des fournitures administratives du service
- Vous effectuez les demandes d'achat via JVS
En lien avec le Service Petite Enfance, vous :
- Assurez la permanence téléphonique des Relais Petite Enfance (RPE),
- Prenez en charge le secrétariat du service : Saisie des contacts, création de familles suite Guichet Unique, photocopie, scan, envoi de courriels, courrier réponse, prise de note lors de commission,
- Participez à la gestion administrative quotidienne des RPE sur le logiciel ARPEGE-CONCERTO : mise à jour mensuelle des listes d'assistantes -maternelles transmises par le Conseil Départemental, saisie des préinscriptions et des présences aux temps collectifs,
- Participez annuellement à l'élaboration de données statistiques : bilan, rapport d'activité, création d'enquêtes, sondages, créer et des supports graphiques, calendriers etc.
- Vous effectuez les demandes d'achat via JVS Votre profil Titulaire d'un diplôme technique de secrétariat ou de gestion ou équivalent, ainsi que d'une expérience similaire, idéalement acquise au sein d'une collectivité territoriale ou dans un service à caractère social, vous en connaissez l'organisation et avez le sens du service public.
Doté d'un excellent relationnel, rigoureux et organisé, vos qualités rédactionnelles ne sont plus à démontrer.
Vos savoirs :
- Maitrise de la bureautique et des outils informatiques
- Maîtrise du pack office indispensable.
- Technique d'accueil, et de traitement des demandes
- Connaissance du statut de la fonction publique et du fonctionnement des collectivités territoriales
- Notion en matière d'urbanisme
- La pratique du logiciel CONCERTO ARPEGE serait un plus.
Vos savoir-faire :
- Capacité rédactionnelle et de synthèse
- Capacité à alerter et à rendre compte
- Gestion des échéances, hiérarchisation et priorisation des demandes
- Respect des processus -
- Capacité à la communication (écoute, disponibilité, sens du contact .)
Vos savoir-être :
- Capacité à travailler en équipe
- Sens de l'organisation et du service rendu
- Capacité à expliquer,
- Respect de la confidentialité, des éléments de situations
- Rigueur, autonomie, dynamisme, discrétion
- Être force de proposition

Rémunération et avantages Rémunération statutaire RIFSEEP selon expérience CNAS (sous condition d'ancienneté).
Si cette proposition vous intéresse, Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) au plus tard le 22/12/2024