Assistant administratif / Assistante administrative

Composée d'une directrice et d'un responsable, la direction du secrétariat des instances est au cœur du fonctionnement de l'activité. Elle est en charge de la gestion des assemblées délibérantes (conseil syndical), des commissions syndicales et de tous les actes du SIPPEREC.

Sous la responsabilité du Responsable des instances et des actes, l'assistant(e) assure le traitement des actes du Syndicat et assiste le Responsable dans la préparation, la tenue et le suivi des instances statutaires et des actes du SIPPEREC et de la Régie Gényo. Elle/il assure l'assistance administrative de la Direction et supplée le Responsable dans le traitement des actes et la tenue des instances en son absence à travers les missions suivantes :
* Assurer la tenue des calendriers des réunions et la communication des dates aux élus et services du SIPPEREC.
* Assurer la logistique pour l'organisation des réunions du comité et des commissions : réservation des salles, du régisseur, du traiteur, préparation de la salle, . et plus largement apporter son concours pour la préparation des réunions
* Réaliser les relances pour assurer la participation des élus aux réunions des instances et assurer le quorum
* Participer à la tenue de la séance : accueil, émargement, signatures des documents, gestion de l'enregistrement, des présentations, etc.
* Traiter et suivre les actes (décisions, conventions et arrêtés - hors RH) du SIPPEREC et de la régie Gényo

Assurer une polyvalence d'intervention sur le traitement des actes et les instances.

Assistance administrative :
* Assister la Directrice de l'administration générale et les responsable instances et actes dans les tâches administratives : saisie et envoi des bons de commande, envoi des courriers de la Direction, classement et archivage au sein de la Direction,
* Assurer le suivi et l'enregistrement du courrier départ et arrivée.
* Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction,
* Participer à l'organisation des réunions : planification, constitution de dossier, prise de notes, rédaction de comptes rendus
* Réaliser la mise en forme de documents, rédiger des courriers simples.
* Gestion de la boîte mails « Secretariat-instances ».

Votre profil
* Bonne expression orale et écrite : maîtrise des règles de l'orthographe, de syntaxe, de grammaire et de bienséance,
* Connaissance du contexte des collectivités territoriales et de leur fonctionnement,
* Connaissances des instances et des actes des collectivités territoriales,
* Planification et suivi des tâches,
* Tenue de planning,
* Prise de notes,
* Aisance téléphonique,
* Confidentialité et discrétion professionnelle,
* Prise en compte des contraintes des services,
* Sens de l'initiative, réactivité, adaptabilité, autonomie, rigueur, capacité d'initiative ainsi qu'intérêt pour le travail en équipe.
* Déplacements réguliers sur site à prévoir

Plus d'informations :
Poste ouvert aux agents de la fonction publique de catégorie C et aux contractuels
Prise du poste : dès que possible
Temps plein
Fourchette salariale (à définir selon profil) + Prime de fin d'année
Localisation : au cœur de Paris, métro Gare de Lyon
Télétravail possible 10 jours/mois
RTT, Compte-Epargne Temps
Participation mutuelle et prévoyance
Restauration collective/titres restaurant d'une valeur de 11€97 avec 60% pris en charge par l'employeur
Avantages sur les prestations sociales, culturelles et familiales
Association sportive et culturelle
Espaces de travail accueillants