informations générales
Mission principale :
Sous la supervision de la responsable du service Développement Emploi Mécénat, le/la chargé(e) de suivi administratif aura pour mission de garantir le bon suivi administratif des programmes financés, en particulier en ce qui concerne la collecte, le contrôle, le rangement et l'archivage des justificatifs et pièces de réalisation, ainsi que la saisie et l'extraction des données pour les bilans financiers. Cette mission nécessite à la fois rigueur et un sens du travail collectif important.
Détail des missions :
1. Collecte et gestion des pièces justificatives :
o Collecter, contrôler et vérifier la conformité des pièces justificatives et documents de réalisation des actions financées (Fonds Européens, DREETS, appels d'offres).
o Assurer le rangement et l'archivage rigoureux des documents selon les procédures internes
o Vérifier l'exactitude et la cohérence des données saisies et des pièces justificatives
o Suivre l'avancement des actions en termes de transmission de documents et alerter en cas de retard
2. Suivi et saisie des données pour reporting :
o Saisir et mettre à jour les données relatives aux programmes dans les tableaux de suivi (principalement sur Excel et plateformes dédiées).
o Extraire les données nécessaires et rapports de suivi des programmes.
3. Communication avec les équipes terrain :
o Être un interlocuteur privilégié pour les équipes terrain afin de s'assurer que toutes les pièces justificatives sont complètes et transmises dans les délais impartis.
o Répondre aux questions des équipes terrain
Compétences et qualifications :
- Formation : Diplôme de niveau 4 ou 5 en gestion administrative
- Expérience : Une première expérience en gestion administrative de projets financés ou dans un environnement similaire
- Compétences techniques :
o Très bonne maîtrise d'Excel (saisie de données, création de tableaux de bord, extraction de données pour reporting).
o Capacité à organiser et archiver les documents de manière rigoureuse et méthodique.
- Compétences sociales et interpersonnelles :
o Travailler en équipe
o Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
o Aisance dans la communication et dans la gestion de relations à distance avec différents interlocuteurs internes.
o Être à l'écoute
o Être en capacité de s'adapter
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Détail des missions :
1. Collecte et gestion des pièces justificatives :
o Collecter, contrôler et vérifier la conformité des pièces justificatives et documents de réalisation des actions financées (Fonds Européens, DREETS, appels d'offres).
o Assurer le rangement et l'archivage rigoureux des documents selon les procédures internes
o Vérifier l'exactitude et la cohérence des données saisies et des pièces justificatives
o Suivre l'avancement des actions en termes de transmission de documents et alerter en cas de retard
2. Suivi et saisie des données pour reporting :
o Saisir et mettre à jour les données relatives aux programmes dans les tableaux de suivi (principalement sur Excel et plateformes dédiées).
o Extraire les données nécessaires et rapports de suivi des programmes.
3. Communication avec les équipes terrain :
o Être un interlocuteur privilégié pour les équipes terrain afin de s'assurer que toutes les pièces justificatives sont complètes et transmises dans les délais impartis.
o Répondre aux questions des équipes terrain
Compétences et qualifications :
- Formation : Diplôme de niveau 4 ou 5 en gestion administrative
- Expérience : Une première expérience en gestion administrative de projets financés ou dans un environnement similaire
- Compétences techniques :
o Très bonne maîtrise d'Excel (saisie de données, création de tableaux de bord, extraction de données pour reporting).
o Capacité à organiser et archiver les documents de manière rigoureuse et méthodique.
- Compétences sociales et interpersonnelles :
o Travailler en équipe
o Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
o Aisance dans la communication et dans la gestion de relations à distance avec différents interlocuteurs internes.
o Être à l'écoute
o Être en capacité de s'adapter
