informations générales
Saint-Maurice-sur-Dargoire
Chabanière est une commune nouvelle de 4 300 habitants regroupant les villages de Saint-Sorlin, Saint-Didier-sous-Riverie et Saint-Maurice sur Dargoire. Située à 35 km de Lyon et Saint-Etienne, Chabanière est une collectivité à taille humaine qui bénéficie d'un cadre de travail particulièrement agréable.
L'agent d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique des usagers en mairie principale et en mairie annexe de St-Sorlin. Premier contact des habitants avec la mairie, il garantit un accueil agréable et la délivrance d'informations exactes et complètes. L'agent assiste également la direction générale sur le plan administratif.
Pleinement intégré au pôle « services à la population » de la commune, l'agent possède une bonne maitrise de l'expression écrite, une bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word et Excel) et la capacité à travailler en équipe. Rigoureux et curieux l'agent saura s'adapter et se former sur ce poste dont les missions sont appelées à évoluer.
Missions et activités :
→ Mission 1 : Accueil du public, renseignement et orientation
- Accueillir le public aussi bien au téléphone que physiquement, de manière agréable et sérieuse
- Donner le plus grand nombre de renseignements possibles aux usagers et les orienter le cas échéant vers les services compétents
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
→ Mission 2 : Gestion de l'adresse mail d'accueil et du courrier
- Vérifier quotidiennement la boîte mail d'accueil de la mairie : répondre aux mails lorsque c'est possible (prendre le temps d'aller chercher l'information) et rediriger les mails ne pouvant être traités,
- Ouvrir le courrier, le numériser, l'enregistrer le courrier dans l'outil de GED
→ Mission 3 : communication
- Assister la responsable de service sur la mise à jour du site internet et de l'application Illiwap ou d'autres tâches liées à la communication
→ Mission 4 : État civil et funéraire
- Renseigner les demandes des notaires, des généalogistes et des particuliers en matière d'état civil qui ne présentent pas de difficulté (copies ou extraits d'actes)
- Traiter les demandes de fermeture de cercueil et de crémation
- Renseigner sur les concessions funéraires, grâce au logiciel cimetière
→ Mission 5 : Assistance administrative auprès de différentes directions
- Effectuer des tâches d'assistance administrative auprès du directeur général et de la directrice adjointe (rédaction de courrier simples, mise en forme de documents administratifs, saisie administrative, etc.) et des tâches administratives diverses selon les périodes et les besoins (recherches aux archives, mises sous pli, etc.).
Travail du mardi au samedi. : les horaires de travail sont à définir avec l'agent, sachant que la présence en mairie lors des permanences d'accueil (physique et téléphonique) est indispensable (9h-12h et 14h-17h du mardi au vendredi, 9h-12h le samedi).
Pour candidater, merci d'argumenter vos motivations pour le poste, à défaut votre candidature ne sera pas traitée.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireL'agent d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique des usagers en mairie principale et en mairie annexe de St-Sorlin. Premier contact des habitants avec la mairie, il garantit un accueil agréable et la délivrance d'informations exactes et complètes. L'agent assiste également la direction générale sur le plan administratif.
Pleinement intégré au pôle « services à la population » de la commune, l'agent possède une bonne maitrise de l'expression écrite, une bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word et Excel) et la capacité à travailler en équipe. Rigoureux et curieux l'agent saura s'adapter et se former sur ce poste dont les missions sont appelées à évoluer.
Missions et activités :
→ Mission 1 : Accueil du public, renseignement et orientation
- Accueillir le public aussi bien au téléphone que physiquement, de manière agréable et sérieuse
- Donner le plus grand nombre de renseignements possibles aux usagers et les orienter le cas échéant vers les services compétents
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
→ Mission 2 : Gestion de l'adresse mail d'accueil et du courrier
- Vérifier quotidiennement la boîte mail d'accueil de la mairie : répondre aux mails lorsque c'est possible (prendre le temps d'aller chercher l'information) et rediriger les mails ne pouvant être traités,
- Ouvrir le courrier, le numériser, l'enregistrer le courrier dans l'outil de GED
→ Mission 3 : communication
- Assister la responsable de service sur la mise à jour du site internet et de l'application Illiwap ou d'autres tâches liées à la communication
→ Mission 4 : État civil et funéraire
- Renseigner les demandes des notaires, des généalogistes et des particuliers en matière d'état civil qui ne présentent pas de difficulté (copies ou extraits d'actes)
- Traiter les demandes de fermeture de cercueil et de crémation
- Renseigner sur les concessions funéraires, grâce au logiciel cimetière
→ Mission 5 : Assistance administrative auprès de différentes directions
- Effectuer des tâches d'assistance administrative auprès du directeur général et de la directrice adjointe (rédaction de courrier simples, mise en forme de documents administratifs, saisie administrative, etc.) et des tâches administratives diverses selon les périodes et les besoins (recherches aux archives, mises sous pli, etc.).
Travail du mardi au samedi. : les horaires de travail sont à définir avec l'agent, sachant que la présence en mairie lors des permanences d'accueil (physique et téléphonique) est indispensable (9h-12h et 14h-17h du mardi au vendredi, 9h-12h le samedi).
Pour candidater, merci d'argumenter vos motivations pour le poste, à défaut votre candidature ne sera pas traitée.
