Assistant administratif / Assistante administrative

Dans le cadre de son développement, structure d'autonomie à domicile recherche un/une assistant(e) administratif (ve).

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE
Missions administratives et comptables variées : secrétariat-comptabilité-suivi de dossiers
Accueil physique et téléphonique - planning et suivi des prises en charge
Ce poste nécessite une polyvalence.

MISSIONS GENERALES DU POSTE
Accueil physique et téléphonique (conformément aux consignes générales et procédures internes)
Gestion du standard (Programmation et déprogrammation du standard, écoutes et transfert des messages, vérification de leur prise en compte par chaque intéressé, suivi du cahier de messages)
Réception, traitement et diffusion de l'information
Réalisation de divers travaux de bureautique
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs (déplacements éventuels)
Permanences
Gestion des congés
Exécution et suivi des procédures et décisions de la direction et de l'encadrement.
Planning et suivi des plannings (absences, remplacements, réclamations.),
Gérer les réclamations
Effectuer les encaissements, faire un suivi et remettre un reçu
Poster le courrier , dépôt de dossier
Suivi du stock
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ACTIVITES ET TACHES RELATIVES AU POSTE
Quelques exemples de tâches :
Accueil téléphonique et physique
Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements
Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivé,
Transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général
Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendus, procès-verbaux, rapports.)
Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
Tri, classement, archivage, numérisation,
Suivi des dossiers
Passer les consignes de la direction
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Mise à jour et classement de la documentation professionnelle,
Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, courriels, congés.)
Soutien à l'encadrement
Établissement de tableaux de bord d'activité,
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
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COMPETENCES REQUISES
SAVOIRS
Connaissance de l'environnement institutionnel, de l'aide sociale en général, du public et des prestations proposés par la structure
Connaissances des outils de bureautique et informatique et ceux propres à la structure
Connaissance du livret d'accueil et des circulaires, du livret de procédures internes
Connaissance de base en comptabilité
Connaissance experte des outils de bureautique
Maitrise des techniques de recherches documentaires
Expérience préalable dans un rôle similaire appréciée
Excellentes compétences en communication écrite et verbale
Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
Sens de l'organisation et gestion des priorités

Savoir-Faire et Savoir-être
Etre souriant et aimable
Respecter les consignes de la direction
Savoir travailler en équipe
Savoir s'organiser et gérer les priorités
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les bénéficiaires, intervenants ou autres
Savoir prendre des notes
Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
Etre polyvalent
Accueillir le public avec amabilité
Gérer les situations de stress
Respecter la confidentialité savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
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