Assistant administratif / Assistante administrative

Volume ABC, studio d'architecture d'intérieur et de design est à la recherche d'un nouveau ou d'une nouveau(elle) assistant(e) technique et administratif(ve) à temps plein (39 heures).

Les tâches qui vous seront confiées :

Moyens généraux et secrétariat :
- Accueil et standard téléphonique
- Courrier : distribution du courrier et dépose du courrier à la Poste
- Commande et gestion des stocks de fournitures et consommables
- Commande de coursiers et réception des livraisons
- Contact avec les différents intervenants pour la maintenance (dépannage photocopieur, interphone, plomberie, serrurerie, électricité)
- Vœux (étiquettes + envoi)
- Reliure de dossiers
- Saisie et mise à jour des coordonnées Entreprises et Maîtres d'ouvrage (outil ANABA)
- Achat du café + nettoyage machine

Assistance technique aux architectes :
- Saisie de comptes rendu, courriers, tableaux et aide à la relecture de textes
- Saisie + mise à jour des tableaux de devis
- Vérification des dossiers d'agrément de sous-traitants
- Etablissement de bons de paiement
- Envoi des factures
- Saisie de contrats
- Relance des clients (règlements)
- Mise à jour des CV
- Mise à jour et suivi sur l'ERP de gestion collaboratif OOTI :
- Mise à jour du planning des projets
- Saisie et mise à jour de la liste des projets
- Mise à jour du tableau d'honoraires
- Constitution de dossiers d'appel à candidature
- Relecture de textes

Profil attendu :
- 5 à 10 d'expérience en secrétariat et/ou assistance technique
- Très bon niveau d'expression et d'écriture en français. L'anglais est un « plus » appréciable.
- Notions de comptabilité
- Maitrise des logiciels Pack Office
- Caractère organisé, volontaire, curieux et proactif aimant aller vers les autres
- Connaissance du secteur immobilier

Type de contrat : CDI
Rémunération : A partir de 32K Brut par an, ajustable selon profil et expérience
Disponibilité : Prise de poste début janvier 2024